A jogszabályok és az SzMSz alapján

Intézményünk, a Kalocsai Főegyházmegyei Levéltár (KFL) a Kalocsa-Kecskeméti Főegyházmegye történeti levéltára, mely a levéltári törvény (1995. évi LXVI. tv.) értelmében nyilvános magánlevéltárként működik. A vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelően a kutatás lehetősége külön szabályzat alapján, díjtalanul biztosított. A történelmi levéltárak létrehozását az 1983-ban életbe lépett új Egyházi Törvénykönyv a következőképpen írja elő az egyházmegyék számára: "Gondoskodjék a megyéspüspök arról is, hogy az egyházmegyében legyen történelmi levéltár, és a történeti értékű okmányokat abban őrizzék gondosan, módszeresen elrendezve." (491. kán. 2. §.)
A levéltári törvény és az egyházjogi előírások figyelembevételével megalkotott szervezeti- és működési szabályzat (SZMSZ) szerint levéltárunk gondoskodik fenntartója, a Kalocsa-Kecskeméti Főegyházmegye történeti iratanyagáról. Átveszi, őrzi és kezeli az egykori Kalocsa-Bácsi-, majd később Kalocsai Érsekség, ill. a mai Kalocsa-Kecskeméti Főegyházmegye területén működő központi egyházi igazgatási és felügyeleti szervek (pl. Érseki Hivatal, Érseki Bíróság, tanügyi hatóságok, egyházmegyei bizottságok stb.), a Főszékesegyházi Káptalan, az egyházmegyei oktatási- egészségügyi- és szociális intézmények, valamint az egyházmegyei szintű vallásos egyesületek és testületek levéltári anyagát.
A Levéltár a Főegyházmegye területén szakmailag illetékes a plébániai levéltárak gondozásában és rendezésében. E célból az egyházi törvénykönyv rendelkezésének megfelelően begyűjti a plébániai levéltárakat ismertető jegyzékek/leltárak egy-egy példányát, továbbá szakmai tanácsokat ad az iratok őrzéséhez és védelméhez, segítséget nyújt rendezésükben és jegyzékelésükben. Szükség esetén, ill. az érintett plébánia hivatalok kérésére közreműködik az iratok megnyugtató elhelyezésében, melynek során megoldásként az anyag kijelölt gyűjtőhelyre, akár a központi raktárba történő beszállítása is lehetséges.