A közölt információk mögött általában egy-egy zárójeles évszámot pl. (1844), alkalmanként időszakot pl. (1844-1875) találunk. Fontos tudatosítanunk, hogy ezek a számok esetünkben hivatkozások, elsősorban azt jelzik számunkra, hogy a sematizmusok mely évfolyamából származik az említett adat, és csak másodsorban (a forrás jellegének, korlátainak ismeretében) köthetők össze kronológiai értelemben is a közölt tartalommal. Konkrét példával élve: egy plébános neve mellett szereplő (1844-1875) jelzésből tudhatjuk, hogy az 1844-1875 közötti sematizmusokban szerepel plébánosként, de egyáltalán nem lehetünk biztosak benne, hogy ezek az évszámok egyben az ő szolgálatának valós időhatárai. Hivatalát akár 1843 folyamán is megkezdhette (előfordult, hogy az információ már csak a következő évfolyamban jelent meg), és az is előfordulhatott, hogy a sematizmusok adatainak zárása után, egy adott év végén bekövetkezett halálesetet már nem tudtak figyelembe venni, s így az elhunyt személy a következő év sematizmusában még élőként szerepelt. Az évkönyv-jellegből adódóan megvalósíthatatlan volt továbbá az egy éven belüli többszöri változás (pl. káplánok többszöri áthelyezésének) követése.
A következő fontos tudnivaló, hogy a közölt szövegekben zárójelben szereplő, egyetlen évszámból álló hivatkozások, pl. (1844) a legtöbbször egy-egy információ legkorábbi megjelenését, és nem csupán egy évben történő előfordulását jelentik. A sematizmusok adatai általában ismétlődtek, s ha minden továbbadott információ esetében kiírtuk volna a záróévszámot is, az a hivatkozási számok jelentős növekedését, valóságos „számözönt” eredményezett volna. Záró évszámokat ezért csak ott használtunk, ahol azt a közölt tartalom logikailag megkívánta. Konkrét példával élve: egy plébánia alapítási évével kapcsolatban az 1734 (1819) jelzés azt jelenti, hogy 1819-től kezdődően mindvégig 1734 szerepelt alapítási évként a sematizmusokban, s ha ugyanitt több évszámot és hivatkozást találunk, akkor a közölt adat az idők során változott, s értelemszerűen az utolsó változat maradt a végleges. A különféle hivatalok betöltésével kapcsolatban a félreértések elkerülése végett minden esetben közöltük a záró évszámokat is, az adott időszakban hivatalt betöltő személy egyéb megbízatásainak megjelenését azonban már csak kezdő évszámokkal jelöltük, és csak abban az esetben alkalmaztunk záróévszámokat, amennyiben az említett megbízatás a hivatal betöltésének időintervallumánál rövidebb volt.
A sematizmusokra utaló hivatkozások sora egy-egy hivatal esetében kronológiailag nem mindig folytonos. Ennek egyik oka, hogy nem adtak ki minden évben sematizmust, s a hiányzó évfolyamok hivatkozásai így értelemszerűen nem szerepelhetnek, másrészt pedig a sematizmusok adatai is változtak, időnként bizonyos hivatalok és tisztségek eltűntek, majd újra megjelentek. Nem jelent meg sematizmus a következő években: 1788, 1846, 1849-1850, 1898, 1916-1918, 1920, 1922.
Az évek során a helyesírás, a terminológia, a nevek írásmódja természetesen változott, s ezeket a változatokat általában mi is megtartottuk. Egy-egy kifejezésre, névre így több variációt is találhatunk, pl. az esperesek említésével Vice-Archi-Diaconus, vice-archi-diaconus, V-A-D, és v-a-d formában is találkozhatunk. Az utólagos egységesítés részben talán egyszerűbb használatot jelentett volna, így viszont több maradt a sematizmusok közléseinek eredeti formájából, változatosságából, ízéből.
A gyakran előforduló latin fogalmakkal és rövidítésekkel kapcsolatban ajánljuk a latin kifejezések és rövidítések gyűjteményének használatát (ld. a Segédletek között). A plébániák és a népiskolák, valamint a névtár ismertetésének esetében az adatközlés sajátosságairól külön bevezetők készültek, ezek az említett fejezetek elején olvashatók.
A sok-sok adat feldolgozása, közlése során nemcsak az elődök, hanem minden bizonnyal mi is követtünk el hibákat. Végezetül ezekért a hibákért kérjük elnézésüket. Sikeres tájékozódást, jó kutatást kívánunk!