A levéltár története évszámokban (kronológia 1733-2006)

1733. Patachich Gábor érsek kinevezése után Kalocsára költözik, ezzel két évszázad után újra helyben lakó főpapja van a városnak. Összeül az egyházmegye legfőbb döntéshozó testülete, a szentszék (consistorium), és üléseikről jegyzőkönyvet is vezetnek (protocollum consistoriale). Folyamatossá válik az irattermelés, az iratok őrzése és a jegyzőkönyvek vezetése a kancellár (cancellarius) feladata.

1738. Beiktatják az újjászervezett Főszékesegyházi Káptalan első kanonokjait. Az érsek a kanonokok személyében fontos munkatársakat nyer, rendszeresebbé válnak a szentszéki ülések és a kanonokok a kezdetleges hivatali működést is jelentős mértékben segítik. A káptalan jegyzője (capituli notarius) veszi át a protokollumok vezetését, ő rendszerezi az iratokat. (A káptalani ügyész/jegyző ezután egészen az 1940-es évek végéig jelen van az iratkezelésben, mindvégig világi, jogot végzett személyek töltötték be a tisztet, időnként apáról fiúra szállt a megbízatás)

1761. A szentszék mellett munkálkodó jegyzőt már iktató (protocollista) és írnok (cancellista) is segíti, ők alkotják együttesen a helynöki hivatalt (officium vicariale). Batthyány József érsek kívánságára megkezdik az első levéltári segédlet, egy leltárszerű iratjegyzék (Elenchus universalis Archivii Dioecesani Metropolitanae Ecclesiae Colocensis et Bacsiensis 1763-1791) vezetését.

1799. Thalher József kamarai építész elkészíti az érseki palota nyugati szárnyának tervrajzait. A terveken a levéltár szobája (Archiv) a földszinten, az épületrész végében kapott helyet, a szentszéki tanácsterem szomszédságában.

1815. A szentszéki jegyzőkönyvek vezetésében az ügyek számozása az egyes naptári éveken belül folyamatossá válik. Az iratok ettől kezdődően a szentszéki üléseken kapott jegyzőkönyvi sorszámot, ill. a felolvasás dátumát viselték jelzetként. Megkezdődött a jegyzőkönyvek iktatókönyvekké alakulásának folyamata.

1818. Egy újabb jegyzői állást hoznak létre a helynöki hivatalban, immár levéltáros megnevezéssel, teendőkkel összekapcsolva (notarius sacra sedis una archivarius). A káptalani jegyző a továbbiakban nem volt tagja a helynöki hivatalnak, munkaköre a káptalan ügyeire és a szentszéki bíróságnál végzett ügyészi feladataira korlátozódott. Továbbra is ő volt viszont a Főszékesegyházi Káptalan Levéltárának gondozója.

1868. Haynald Lajos érsek hivatali reformja eredményeképpen megszűnik a helynöki hivatal, a helyébe lépő érseki hivatalt (aula ecclesiastica archiepiscopalis vagy röviden cancellaria) az érsek által kinevezett irodaigazgató (cancellariae director) vezeti, munkatársai a titkár (secretarius), a ceremonárius (coeremonarius), az iktató és levéltáros (protocollista et archivarius), valamint az írnok (cancellariae officialis) voltak. A levéltárosi feladatokat a szentszéki jegyzőtől az érseki hivatal egy-egy munkatársa (eleinte az iktató, később a ceremonárius vagy a titkár) vette át, és a hivatali "ranglétra" egyik (szinte kihagyhatatlan) lépcsőfokává válik, amelyről általában hamarosan továbbléptek. A bővülő levéltár ezután már az egykori helynöki hivatal szobáját is igénybe vette.
A polgári kor kívánalmainak megfelelően külön szervként, önálló iratkezeléssel válik ki a hivatalból az Érseki Főszentszék a bírósági-, valamint a Főegyházmegyei Tanfelügyelőség az iskolaügyek kezelésére.

1880-as évek: Haynald érsek többszöri kérésére rendszeressé válik az akták "tárgyszavazása". A tárgy rövid meghatározását (praesentatio) és a tárgyszavak aktákra vezetését az érsek már 1868-ban kérte, de az csak részben valósult meg. Fokozatosan épült ki ugyanis a mondatokból néhány szóra, egy-egy kifejezésre csökkenő tárgyszavak-címszavak rendszere. A tárgyszavak használatával kézenfekvő módon alakult ki az érseki hivatal iratainak tagolódása: a plébániákra vonatkozó iratok rendező elve a helynév, a személyekre vonatkozóké a személynév, az egyházkormányzati iratoké a tárgy lett. Az így születő állagok és sorozatok tulajdonképpen egy önmutató rendszert alkottak, hiszen a sorozatok anyaga a raktári elhelyezésben együtt maradt, s így a későbbi használat során a levéltárosok segédletek nélkül is könnyedén eligazodhattak. Ezt az iratkezelési rendszert valamennyi érseki iratképző szerv alkalmazta, sőt a régi iratok eszerinti átrendezésével a teljes levéltári anyagot tekintve érvényesítették, és a mai napig is használják.

19. sz. vége: A második emeleten egy újabb kis helyiséget rendeznek be levéltári célokra, ez lett az ún. "kislevéltár". A földszinti nagylevéltár legrégibb helyiségében a falak mentén futó, eredeti fa polcozat mellett a terem közepén két polcállványt (columna) helyeznek el, melyek szintén fából készültek.

20. sz. eleje: Régi szentszéki perek és plébániai számadások anyagát 15 fa ládában az érseki palota padlásán helyezik el a levéltári helyhiány megoldására.

1919. Winkler Pál tudós könyvtáros személyében először neveznek ki igazgatót (archivaria director) a levéltár élére. Winkler kinevezésének oka a történeti érdeklődés élénkülése a levéltár anyagával kapcsolatban. Ennek megfelelően feladata a kutatószolgálat, az információk szolgáltatása a levéltár anyagából, míg az irattári jellegű teendőket továbbra is az érseki hivatal levéltárosai látták el. (Még nem történt meg tehát a történeti levéltár és a hivatal irattárának elválasztása, és egymástól függetlenül, párhuzamosan futott a levéltárvezető és a hivatal levéltárosának munkája. Ez a kettősség azonban a második világháború idejétől eltűnik.)

1938. Légoltalmi előírások értelmében ki kell üríteni az érseki palota padlását. A hely hiányában, ideiglenesen ott tárolt szentszéki peres iratokat és plébániai számadásokat a pincébe hordják, az anyag sajnos több éven át, egészen 1944-ig ott marad, s a nedves körülmények miatt károsodik.

1945. A háború után az érseki gazdasági levéltárat egy fészerbe költöztetik, értékes térképtárát az érseki palota második emeletén helyezik el (korábban a jószágkormányzóság épületében és a központi gazdasági udvar épületegyüttesének egyik tornyában is tároltak uradalmi iratokat).

1947. A pincéből felhordott anyakönyvek a régi szentszéki ülésteremben kapnak helyet, a földszinti "nagylevéltár" terjeszkedése ezzel véget ért, elérte mai alapterületét (135 m2).

1951. Az Érseki Levéltár és Káptalani Levéltár anyagát "nemzeti érdekű magánlevéltárrá" minősítik, majd más katolikus levéltárakhoz hasonlóan közös - állami és egyházi - kezelésbe veszik. Ez a "kétkulcsos" állapot 1957-ig tart. A kettős kezelésben lévő levéltárak alapleltárait az állami levéltárak munkatársai és az egyházi levéltárosok együtt készítik.
A Kalocsai Főszékeskáptalani Levéltárat átköltöztetik ősi helyéről, a Főszékesegyház épületéből az érseki palotába. A következő évtizedekben a levéltár többször is költözik, közben régi irattári rendje felbomlik.

1970. Az Érseki Levéltárat és a Főkáptalani Levéltárat a hatályos jogszabályok értelmében (1969. évi 27 tvr.) szaklevéltárakká minősítik.

1972. Székely László személyében az Érseki Hivatal szervezetén belül sor kerül az első főállású levéltáros kinevezésére. Székely atya 1976-ig látja el levéltárosi teendőit.

1973. A Kalocsai Főszékeskáptalan hiteleshelyi levéltárát a Bács-Kiskun Megyei Levéltárba szállítják (a hiteleshelyi levéltárak átadását még az 1950. évi 29. tvr. elrendelte).

1983. Megjelenik az Érseki Levéltár és a Káptalani Levéltár fondjegyzéke a Magyarországi egyházi levéltárak fondjegyzékei c. sorozat részeként, az Új Magyar Központi Levéltár kiadásában.

1986. Az érseki uradalmi iratok a Városi Tanács kezelésébe kerülnek. Az új intézmény Érseki Gazdasági Levéltár néven a Katona István házban kap helyet, az iratok költöztetése alapszintű rendezéssel egybekötve történik, a munkában a Nógrád Megyei Levéltár munkatársai is segédkeznek.

1987. Megjelenik az egyházmegye plébániai levéltárainak fondjegyzéke a Magyarországi egyházi levéltárak fondjegyzékei c. sorozat részeként, az Új Magyar Központi Levéltár kiadásában.

1988. A Főkáptalani Levéltár egy második emeleti kis helyiségbe költözik, a kislevéltár közelébe. A káptalani iratok elhelyezése nagyon zsúfolt. Az uradalmi térképtár az érseki palotából átkerül az Érseki Gazdasági Levéltárba, a Katona István házba.

1989. Segédlevéltárost alkalmaznak a nyugdíjas, félállású levéltárvezető mellett. Ekkortól kezdve több személy (általában kettő) is dolgozik a levéltárban, és hamarosan megjelenik a szakirányú képzettség igénye is a dolgozókkal szemben.

1990. Megjelenik a Kalocsai Érseki Gazdasági Levéltár térképeinek darabszintű ismertetője. A segédlet a Magyarországi Egyházi Levéltárak térképei c. sorozat része, Dr. Dóka Klára munkája.

1992-1994 nyara: Levéltár szakos egyetemi hallgatók nyári szakmai gyakorlatai idején jelentős mennyiségű anyag kerül levéltári dobozokba.

1994. Megjelenik a Kalocsai Főegyházmegye egyházlátogatási jegyzőkönyveinek (visitationes canonicae) katalógusa.

1995. Az új levéltári törvény (1995. évi LXVI. tv.) értelmében levéltárunkat nyilvános magánlevéltárként bejegyzik a Magyar Országos Levéltárban. Az új intézmény felügyeli a Főegyházmegye valamennyi iratképző szervét és gondozza azok történeti iratanyagát. (Névhasználata néhány évig Kalocsa-Kecskeméti Érseki és Főkáptalani Levéltár, majd 2002-től Kalocsai Főegyházmegyei Levéltár.) Megkezdődik a történeti levéltár leválása az Érseki Hivatalról, s az intézményi önállósulás keretében a levéltár új, a raktáraktól elkülönített irodahelyiséget kap, és önálló iratkezelést folytat. A munkát két főállású, világi alkalmazott végzi, mindkettő szakirányú (egyetemi, ill. felsőfokú segédlevéltáros) végzettséggel. Leváltva a közel száz éve használt írógépet, megjelenik az első számítógép intézményünkben.

1996. Megkezdődik a Főkáptalani Levéltár anyagának középszintű rendezése, s a munkával párhuzamosan repertórium is készül a káptalani iratanyagról. A rendezett iratok kikerülnek a zsúfolt második emeleti szobából, átmenetileg a földszinti nagylevéltárban kapnak helyet. (A második emeleti helyiség 1999-ben az épületbe költöző Papi Otthon konyhája lett, így a Főkáptalani Levéltár 2000-ben a szomszédos régi perszonális levéltári helyiségbe, az ún. kislevéltárba költöhet vissza.)

1997. Számítógépes adatbázis készítése kezdődik Kalocsa város 1700-1910 közötti anyakönyveiből. A munka célja, hogy az anyakönyvek valamennyi információja számítógépen is elérhetővé, könnyen kereshetővé-kutathatóvá váljék. A vállalkozást Kalocsa Város Önkormányzata anyagilag is támogatja, s ez nagy segítséget jelent a megújult levéltár költségvetésének stabilizálásában a következő években.
A Bács-Kiskun Megyei Önkormányzat Levéltárából 24 év után visszakerül Kalocsára a Főkáptalan hiteleshelyi levéltárának anyaga. (Az egykor egyházi levéltárakban őrzött, majd államosított hiteleshelyi iratok visszaigénylését az 1995. évi levéltári törvény tette lehetővé.)

1998. Megjelenik a Kalocsai Főszékeskáptalan Levéltárának ismertetője (kiadója a Kalocsai Múzeumbarátok Köre). Az 1993 előtti érseki hivatali iratok teljes körű átvétele után megkezdődik (majd négy éven át tart) az Érseki Levéltár iratainak középszintű rendezése. Végéhez közeledik az egyházi ingatlanok tulajdonrendezési folyamata, lezárulnak a tárgyalások, megszületnek a határozatok az igénybejelentésekkel kapcsolatban. Az előző öt évben ez a folyamat (az egyes ingatlanok ügyeinek "felszerelése", a szükséges igazolások, régi dokumentáció beszerzése, az ügymenet adminisztrációja) a levéltárosok számára sok-sok teendőt jelentett.

1999. Az Érseki Gazdasági Levéltár újra az érsekség kezelésébe kerül. A levéltári anyag zöme változatlanul a Katona István házban (Hunyadi u. 2.) marad, a több mint 800 leírási tételből álló térképtár visszaköltözik 1986 előtti helyére, az érseki palota második emeleti "térképszobájába".

2000. A második emeleti kislevéltár (volt perszonális levéltár) felújítása, polcozatának cseréje. A helyiségben korábban tárolt perszonális iratok az Érseki Levéltár rendezése során a földszinti nagylevéltári raktárba kerültek. A szobában a Főszékeskáptalan Levéltára kap helyet. Megszűnik földszinti kutatószobánk az Érseki Hivatal szomszédságában, a természetes fény nélküli, sötét helyiség valójában nem is volt ideális erre a célra, a továbbiakban a Hivatal másoló- és sokszorosító szobájaként üzemel. Jól felszerelt, tágas kutatószobát használhatunk viszont a következő években a második emeleten. Ez a Főszékesegyházi Könyvtár újonnan kialakított olvasóterme, ahol könnyebben biztosítható kutatóink folyamatos felügyelete. Az évek során növekvő kutatóforgalmunk eredményeképpen a kutatási esetek száma meghaladja a 150-et, szinte mindennapossá válik levéltárunkban a kutatói jelenlét.

2001. Megjelenik a levéltár első forráskiadványa: 1848/49 és ami utána következett - Válogatott dokumentumok a Kalocsai Érseki Levéltár 1848-1851 közötti anyagából. (A Kalocsai Főegyházmegyei Gyűjtemények kiadványai 1.)
Az évek óta folyó iratrendezés, s a közben történt raktári polcfelújítások miatt többször is költöztetett érseki levéltári iratanyag végleges helyére kerül. Az Érseki Levéltár anyaga (az Érseki Hivatal, a Főszentszék és Főtanfelügyelőség iratai) teljes egészében a földszinti nagylevéltárban kapnak helyet.
Az év végén megkezdődök, majd a következő év tavaszára befejeződik a Gazdasági Levéltár két termének felújítása a Katona István házban.

2002. Megjelenik a Kalocsai Érseki Levéltár ismertetője (A Kalocsai Főegyházmegyei Gyűjtemények kiadványai 2.).
Elkészül a levéltár honlapja, mely tartalmazza nyomtatásban megjelent segédleteinket (a káptalani és érseki levéltárak ismertetőjét), sőt kéziratos jegyzékeink egy részét is, összességében több mint 500 oldalnyi  anyagot. Júliusban három napon át levéltárunk a házigazdája a Magyarországi Egyházi Levéltárosok Egyesülete (MELTE) éves vándorgyűlésének (tisztújító közgyűlés, szakmai konferencia összesen 80 résztvevővel). Az ezer éves Főegyházmegye millenniumi évének végén, levéltárunk gondozásában jelenik meg a Kalocsa-Bácsi Főegyházmegye történeti sematizmusa 1777-1923, mely másfél évszázad évkönyveinek-sematizmusainak információtartalmát összesíti. (A Kalocsai Főegyházmegyei Gyűjtemények kiadványai 3.)
Az év során véglegessé válik intézményünk névhasználata. Korábbi elnevezéseink ui. csak az iratállomány egy bizonyos részére utaltak (Érseki és Főkáptalani Levéltár), pedig az ezredfordulótól intézményünk keretein belül jelenik meg az Érseki Gazdasági Levéltár is, és további fontos levéltár-részeink, ún. fondcsoportjaink is vannak. Új elnevezésünk: a Kalocsai Főegyházmegyei Levéltár (KFL) jobban kifejezi, hogy ez az intézmény kezeli a Főegyházmegye történeti értékű iratanyagát.

2003. Az előző évben elkezdett munka folytatásaként, két év alatt összesen mintegy tíz plébánia iratanyagát szállítjuk be és rendezzük levéltárunkban, megkezdve ezzel az egyházmegye plébániáin őrzött iratok feldolgozását. Az év során 250 db 6 x 7 cm-es fekete-fehér és színes diafelvétel készül térképtárunk anyagáról. Dóka Klára katalógusa alapján elkészül a térképtár segédletének HTML-változata, melyet elhelyezünk levéltárunk honlapján. Életbe lép a levéltár új, fenntartónk által jóváhagyott szervezeti és működési szabályzata, ill. kutatási szabályzata. Intézményünk a Kalocsai Főegyházmegyei Gyűjtemények egyik szakmailag és költségvetésileg is önálló részlege, mely működését összehangolja-egyezteti a másik két gyűjteményi intézménnyel (Főszékesegyházi Könyvtár, Érseki Kincstár). Pályázati támogatás segítségével modern mikrofilm-olvasó készüléket vásárolunk (típusa Indus Super Carell), melynek egyre jelentősebb szerepe lesz kutatószolgálatunkban. Az új berendezés beüzemelése kapcsán használatba vesszük a második emeleti irodahelyiségünk melletti szobát, mely a továbbiakban "kiskutatóként" funkcionál. Ebben a kutatószobában egyszerre négy kutatót tudunk fogadni, több személy érkezése esetén a könyvtár közeli olvasótermét vesszük igénybe.

2004. Megújul levéltárunk honlapja, szerkezete módosul, tartalma praktikus tudnivalókkal (elérhetőség, kutatási szabályzat, az intézmény ismertetése stb.) egészül ki. A Katona István házban található Gazdasági Levéltárban megkezdődik, majd őszre befejeződik a belső felújítás második üteme, mely falvágást-szigetelést, kőburkolat elhelyezését, festést és villanyszerelési mukákat is jelentett. (Az első ütemben, 2002-ben két terem, 2004-ben pedig másik három helyiség felújítása valósulhatott meg. Értelemszerűen mindkét munkafázis a teljes levéltári anyag, ill. állványzat költöztetését vonta maga után.) Novemberben a levéltár részt vesz a Patachich Ádám emléknap szervezésében és lebonyolításában. Az érsek halálának 220. évfordulója alkalmából rendezett szakmai konferenciának 80 résztvevője-vendége volt. Az év során a kutatási esetek száma megközelíti a 200-at, tíz év alatt megduplázódott a levéltár forgalma mind az ideérkező kutatók, mind pedig a kutatási esetek száma tekintetében. Elkészül öt intézmény közel 16 ifm terjedelmű iratanyagának középszintű rendezése (az "Egyéb szervek, intézmények" fondcsoportból), valamint sor kerülhet öt újabb plébánia iratanyagának beszállítására és rendezésére. Három év alatt 15 plébánia és lelkészség összesen több mint 37 ifm terjedelmű iratanyaga került be levéltárunkba, melynek rendezése során értékes tapasztalatokat szereztünk. Nagy szükségét érezzük a munka folytatásának, de szabad raktári kapacitás hiányában, ill. egyéb sürgető levéltári feladataink mellett mindez komoly nehézségekkel jár a számunkra.
Az év során intenzívebbé válnak nemzetközi kapcsolataink, augusztusban a levéltárvezető részt vesz a Nemzetközi Levéltári Tanács (ICA) bécsi kongresszusán, májusban egy héten át a Gyulafehérvári Érseki Levéltárban dolgozunk, segítve az elnéptelenedő plébániákról bementett iratok feldolgozását, ősszel Nagyváradon Patachich Ádám emlékkonferencián veszünk részt.

2005. Illusztrációként szolgáló képekkel egészül ki a levéltár honlapja. Kutató- és ügyfélszolgálati munkánk döntő része már elektronikus úton, a honlap segítségével, ill. e-mailek útján folyik. Megkezdődnek az előkészületek a Gazdasági Levéltár rendezésére (állványzat építése a felújított térben,  a felújítás miatt két terembe zsúfolt állomány kiszabadítása-visszaköltöztetése). Az év második felében 700 tekercsből álló mikrofilmtárunk áttekercselésére-átdobozolására kerül sor, így a teljes gyűjtemény használhatóvá válik új mikrofilm-olvasó készülékünkben. Az áttekercseléssel együtt a filmek minden eddiginél részletesebb leírása is elkészül. (Az állományt ismertető Excel tábla több mint négyezer sorból áll.) Rendszerezzük az elmúlt években összegyűlt nyilvántartásainkat (naplók, törzskönyv, raktári jegyzékek), s a tapasztalatok  és az új szakmai követelmények alapján következetesebbé tesszük az iktatást és az adminisztrációt. Egy éves projektet indítunk az informatika lehetőségeinek feltárására és rendszerezett alkalmazására intézményünkben, melynek részeként megkezdi működését a levéltár új netszervere, az archivum.asztrik.hu aldomain használatával. Év végén folynak a Patachich Ádám emlékkönyv kiadásának előkészületei, de a könyv csak 2006-ban hagyja el a nyomdát.

2006. A levéltár kiadásában megjelenik a Patachich Ádám érsek emléke c. kötet. (A Kalocsai Főegyházmegyei Gyűjtemények kiadványai 4.) Megvalósul az Érseki Főszentszék feudális kori iratainak aktaszintű mutatózása és rendezése, több mint 3.500 peres akta került így a helyére és kapott leírást. Darabszinten rendezzük és ismertetjük Kováts Attila egyházmegyei mérnök 1960-1995 közötti irattárát-terveit. Az informatikai projekt részeként újabb szerekezeti módosításon esik át honlapunk, és kiegészül az elmúlt évben készült leírásainkkal. Az év során az Arcanum Adatbázis Kft. digitalizálja térképtárunk első 353 leírási tételét, a munka során több mint 500 szkennelt felvétel készül nagyméretű, kéziratos térképeinkről. A képeket az Arcanum kiadványoknál megszokott módon, Folio adatbázisban helyezték el. Az év utolsó két hónapjában megkezdődik a Gazdasági Levéltár (kb. 300 ifm) rendezése, néhány hónapon belül elkészül alapleltára. Pályázati támogatással nagy értékű berendezést, mikrofilm-szkennert ( típusa Canon MS 300) vásárolunk, amely tovább javítja a mikrofilmekhez köthető szolgáltatásaink színvonalát, segítségével ui. képesek vagyunk digitális és nyomtatott másolatok készítésére filmjeinkről. Az informatikai projektünk végeztével kísérletet teszünk a levéltár teljes digitális állományának (szövegek, táblázatok, képek, adatbázisok, kiadványok) összesítésére és egy rendszerben történő feldolgozására a Folio szoftver segítségével, az Arcanum Adatbázis Kft. közreműködésével. Az említett munka eredményeként tervezett DVD kiadvány címe: KFL-2007, azaz a Kalocsai Főegyházmegyei Levéltár ismertetője, iratai és kiadványai 2007-ben.
Az évben közel 100 kutató járt személyesen nálunk, összesen 250 esetben. Kutató- és ügyfélszolgálati munkánk során összesen 450 üggyel foglalkoztunk. Az elmúlt évekhez hasonlóan továbbra is érzhető a forgalom- és a levéltár iránti érdeklődés növekedése, melynek motivációja elsősorban a családkutatások fellendülésében keresendő.