A levéltár története évszámokban (kronológia 1733-2017)

1733. Patachich Gábor érsek kinevezése után Kalocsára költözik, ezzel két évszázad után újra helyben lakó főpapja van a városnak. Összeül az egyházmegye legfőbb döntéshozó testülete, a szentszék (consistorium), és üléseikről jegyzőkönyvet is vezetnek (protocollum consistoriale). Folyamatossá válik az irattermelés, az iratok őrzése és a jegyzőkönyvek vezetése a kancellár (cancellarius) feladata.

1738. Beiktatják az újjászervezett Főszékesegyházi Káptalan első kanonokjait. Az érsek a kanonokok személyében fontos munkatársakat nyer, rendszeresebbé válnak a szentszéki ülések és a kanonokok a kezdetleges hivatali működést is jelentős mértékben segítik. A káptalan jegyzője (capituli notarius) veszi át a protokollumok vezetését, ő rendszerezi az iratokat. (A káptalani ügyész/jegyző ezután egészen az 1940-es évek végéig jelen van az iratkezelésben, mindvégig világi, jogot végzett személyek töltötték be a tisztet, időnként apáról fiúra szállt a megbízatás)

1761. A szentszék mellett munkálkodó jegyzőt már iktató (protocollista) és írnok (cancellista) is segíti, ők alkotják együttesen a helynöki hivatalt (officium vicariale). Batthyány József érsek kívánságára megkezdik az első levéltári segédlet, egy leltárszerű iratjegyzék (Elenchus universalis Archivii Dioecesani Metropolitanae Ecclesiae Colocensis et Bacsiensis 1763-1791) vezetését.

1799. Thalher József kamarai építész elkészíti az érseki palota nyugati szárnyának tervrajzait. A terveken a levéltár szobája (Archiv) a földszinten, az épületrész végében kapott helyet, a szentszéki tanácsterem szomszédságában.

1815. A szentszéki jegyzőkönyvek vezetésében az ügyek számozása az egyes naptári éveken belül folyamatossá válik. Az iratok ettől kezdődően a szentszéki üléseken kapott jegyzőkönyvi sorszámot, ill. a felolvasás dátumát viselték jelzetként. Megkezdődött a jegyzőkönyvek iktatókönyvekké alakulásának folyamata.

1818. Egy újabb jegyzői állást hoznak létre a helynöki hivatalban, immár levéltáros megnevezéssel, teendőkkel összekapcsolva (notarius sacra sedis una archivarius). A káptalani jegyző a továbbiakban nem volt tagja a helynöki hivatalnak, munkaköre a káptalan ügyeire és a szentszéki bíróságnál végzett ügyészi feladataira korlátozódott. Továbbra is ő volt viszont a Főszékesegyházi Káptalan Levéltárának gondozója.

1868. Haynald Lajos érsek hivatali reformja eredményeképpen megszűnik a helynöki hivatal, a helyébe lépő érseki hivatalt (aula ecclesiastica archiepiscopalis vagy röviden cancellaria) az érsek által kinevezett irodaigazgató (cancellariae director) vezeti, munkatársai a titkár (secretarius), a ceremonárius (coeremonarius), az iktató és levéltáros (protocollista et archivarius), valamint az írnok (cancellariae officialis) voltak. A levéltárosi feladatokat a szentszéki jegyzőtől az érseki hivatal egy-egy munkatársa (eleinte az iktató, később a ceremonárius vagy a titkár) vette át, és a hivatali "ranglétra" egyik (szinte kihagyhatatlan) lépcsőfokává válik, amelyről általában hamarosan továbbléptek. A bővülő levéltár ezután már az egykori helynöki hivatal szobáját is igénybe vette.
A polgári kor kívánalmainak megfelelően külön szervként, önálló iratkezeléssel válik ki a hivatalból az Érseki Főszentszék a bírósági-, valamint a Főegyházmegyei Tanfelügyelőség az iskolaügyek kezelésére.

1880-as évek: Haynald érsek többszöri kérésére rendszeressé válik az akták "tárgyszavazása". A tárgy rövid meghatározását (praesentatio) és a tárgyszavak aktákra vezetését az érsek már 1868-ban kérte, de az csak részben valósult meg. Fokozatosan épült ki ugyanis a mondatokból néhány szóra, egy-egy kifejezésre csökkenő tárgyszavak-címszavak rendszere. A tárgyszavak használatával kézenfekvő módon alakult ki az érseki hivatal iratainak tagolódása: a plébániákra vonatkozó iratok rendező elve a helynév, a személyekre vonatkozóké a személynév, az egyházkormányzati iratoké a tárgy lett. Az így születő állagok és sorozatok tulajdonképpen egy önmutató rendszert alkottak, hiszen a sorozatok anyaga a raktári elhelyezésben együtt maradt, s így a későbbi használat során a levéltárosok segédletek nélkül is könnyedén eligazodhattak. Ezt az iratkezelési rendszert valamennyi érseki iratképző szerv alkalmazta, sőt a régi iratok eszerinti átrendezésével a teljes levéltári anyagot tekintve érvényesítették, és a mai napig is használják.

19. sz. vége: A második emeleten egy újabb kis helyiséget rendeznek be levéltári célokra, ez lett az ún. "kislevéltár". A földszinti nagylevéltár legrégibb helyiségében a falak mentén futó, eredeti fa polcozat mellett a terem közepén két polcállványt (columna) helyeznek el, melyek szintén fából készültek.

20. sz. eleje: Régi szentszéki perek és plébániai számadások anyagát 15 fa ládában az érseki palota padlásán helyezik el a levéltári helyhiány megoldására.

1919. Winkler Pál tudós könyvtáros személyében először neveznek ki igazgatót (archivaria director) a levéltár élére. Winkler kinevezésének oka a történeti érdeklődés élénkülése a levéltár anyagával kapcsolatban. Ennek megfelelően feladata a kutatószolgálat, az információk szolgáltatása a levéltár anyagából, míg az irattári jellegű teendőket továbbra is az érseki hivatal levéltárosai látták el. (Még nem történt meg tehát a történeti levéltár és a hivatal irattárának elválasztása, és egymástól függetlenül, párhuzamosan futott a levéltárvezető és a hivatal levéltárosának munkája. Ez a kettősség azonban a második világháború idejétől eltűnik.)

1938. Légoltalmi előírások értelmében ki kell üríteni az érseki palota padlását. A hely hiányában, ideiglenesen ott tárolt szentszéki peres iratokat és plébániai számadásokat a pincébe hordják, az anyag sajnos több éven át, egészen 1944-ig ott marad, s a nedves körülmények miatt károsodik.

1945. A háború után az érseki gazdasági levéltárat egy fészerbe költöztetik, értékes térképtárát az érseki palota második emeletén helyezik el (korábban a jószágkormányzóság épületében és a központi gazdasági udvar épületegyüttesének egyik tornyában is tároltak uradalmi iratokat).

1947. A pincéből felhordott anyakönyvek a régi szentszéki ülésteremben kapnak helyet, a földszinti "nagylevéltár" terjeszkedése ezzel véget ért, elérte mai alapterületét (135 m2).

1951. Az Érseki Levéltár és Káptalani Levéltár anyagát "nemzeti érdekű magánlevéltárrá" minősítik, majd más katolikus levéltárakhoz hasonlóan közös - állami és egyházi - kezelésbe veszik. Ez a "kétkulcsos" állapot 1957-ig tart. A kettős kezelésben lévő levéltárak alapleltárait az állami levéltárak munkatársai és az egyházi levéltárosok együtt készítik.
A Kalocsai Főszékeskáptalani Levéltárat átköltöztetik ősi helyéről, a Főszékesegyház épületéből az érseki palotába. A következő évtizedekben a levéltár többször is költözik, közben régi irattári rendje felbomlik.

1970. Az Érseki Levéltárat és a Főkáptalani Levéltárat a hatályos jogszabályok értelmében (1969. évi 27 tvr.) szaklevéltárakká minősítik.

1972. Székely László személyében az Érseki Hivatal szervezetén belül sor kerül az első főállású levéltáros kinevezésére. Székely atya 1976-ig látja el levéltárosi teendőit.

1973. A Kalocsai Főszékeskáptalan hiteleshelyi levéltárát a Bács-Kiskun Megyei Levéltárba szállítják (a hiteleshelyi levéltárak átadását még az 1950. évi 29. tvr. elrendelte).

1983. Megjelenik az Érseki Levéltár és a Káptalani Levéltár fondjegyzéke a Magyarországi egyházi levéltárak fondjegyzékei c. sorozat részeként, az Új Magyar Központi Levéltár kiadásában.

1986. Az érseki uradalmi iratok a Városi Tanács kezelésébe kerülnek. Az új intézmény Érseki Gazdasági Levéltár néven a Katona István házban kap helyet, az iratok költöztetése alapszintű rendezéssel egybekötve történik, a munkában a Nógrád Megyei Levéltár munkatársai is segédkeznek.

1987. Megjelenik az egyházmegye plébániai levéltárainak fondjegyzéke a Magyarországi egyházi levéltárak fondjegyzékei c. sorozat részeként, az Új Magyar Központi Levéltár kiadásában.

1988. A Főkáptalani Levéltár egy második emeleti kis helyiségbe költözik, a kislevéltár közelébe. A káptalani iratok elhelyezése nagyon zsúfolt. Az uradalmi térképtár az érseki palotából átkerül az Érseki Gazdasági Levéltárba, a Katona István házba.

1989. Segédlevéltárost alkalmaznak a nyugdíjas, félállású levéltárvezető mellett. Ekkortól kezdve több személy (általában kettő) is dolgozik a levéltárban, és hamarosan megjelenik a szakirányú képzettség igénye is a dolgozókkal szemben.

1990. Megjelenik a Kalocsai Érseki Gazdasági Levéltár térképeinek darabszintű ismertetője. A segédlet a Magyarországi Egyházi Levéltárak térképei c. sorozat része, Dr. Dóka Klára munkája.

1992-1994 nyara: Levéltár szakos egyetemi hallgatók nyári szakmai gyakorlatai idején jelentős mennyiségű anyag kerül levéltári dobozokba.

1994. Megjelenik a Kalocsai Főegyházmegye egyházlátogatási jegyzőkönyveinek (visitationes canonicae) katalógusa.

1995. Az új levéltári törvény (1995. évi LXVI. tv.) értelmében levéltárunkat nyilvános magánlevéltárként bejegyzik a Magyar Országos Levéltárban. Az új intézmény felügyeli a Főegyházmegye valamennyi iratképző szervét és gondozza azok történeti iratanyagát. (Névhasználata néhány évig Kalocsa-Kecskeméti Érseki és Főkáptalani Levéltár, majd 2002-től Kalocsai Főegyházmegyei Levéltár.) Megkezdődik a történeti levéltár leválása az Érseki Hivatalról, s az intézményi önállósulás keretében a levéltár új, a raktáraktól elkülönített irodahelyiséget kap, és önálló iratkezelést folytat. A munkát két főállású, világi alkalmazott végzi, mindkettő szakirányú (egyetemi, ill. felsőfokú segédlevéltáros) végzettséggel. Leváltva a közel száz éve használt írógépet, megjelenik az első számítógép intézményünkben.

1996. Megkezdődik a Főkáptalani Levéltár anyagának középszintű rendezése, s a munkával párhuzamosan repertórium is készül a káptalani iratanyagról. A rendezett iratok kikerülnek a zsúfolt második emeleti szobából, átmenetileg a földszinti nagylevéltárban kapnak helyet. (A második emeleti helyiség 1999-ben az épületbe költöző Papi Otthon konyhája lett, így a Főkáptalani Levéltár 2000-ben a szomszédos régi perszonális levéltári helyiségbe, az ún. kislevéltárba költöhet vissza.)

1997. Számítógépes adatbázis készítése kezdődik Kalocsa város 1700-1910 közötti anyakönyveiből. A munka célja, hogy az anyakönyvek valamennyi információja számítógépen is elérhetővé, könnyen kereshetővé-kutathatóvá váljék. A vállalkozást Kalocsa Város Önkormányzata anyagilag is támogatja, s ez nagy segítséget jelent a megújult levéltár költségvetésének stabilizálásában a következő években.
A Bács-Kiskun Megyei Önkormányzat Levéltárából 24 év után visszakerül Kalocsára a Főkáptalan hiteleshelyi levéltárának anyaga. (Az egykor egyházi levéltárakban őrzött, majd államosított hiteleshelyi iratok visszaigénylését az 1995. évi levéltári törvény tette lehetővé.)

1998. Megjelenik a Kalocsai Főszékeskáptalan Levéltárának ismertetője (kiadója a Kalocsai Múzeumbarátok Köre). Az 1993 előtti érseki hivatali iratok teljes körű átvétele után megkezdődik (majd négy éven át tart) az Érseki Levéltár iratainak középszintű rendezése. Végéhez közeledik az egyházi ingatlanok tulajdonrendezési folyamata, lezárulnak a tárgyalások, megszületnek a határozatok az igénybejelentésekkel kapcsolatban. Az előző öt évben ez a folyamat (az egyes ingatlanok ügyeinek "felszerelése", a szükséges igazolások, régi dokumentáció beszerzése, az ügymenet adminisztrációja) a levéltárosok számára sok-sok teendőt jelentett.

1999. Az Érseki Gazdasági Levéltár újra az érsekség kezelésébe kerül. A levéltári anyag zöme változatlanul a Katona István házban (Hunyadi u. 2.) marad, a több mint 800 leírási tételből álló térképtár visszaköltözik 1986 előtti helyére, az érseki palota második emeleti "térképszobájába".

2000. A második emeleti kislevéltár (volt perszonális levéltár) felújítása, polcozatának cseréje. A helyiségben korábban tárolt perszonális iratok az Érseki Levéltár rendezése során a földszinti nagylevéltári raktárba kerültek. A szobában a Főszékeskáptalan Levéltára kap helyet. Megszűnik földszinti kutatószobánk az Érseki Hivatal szomszédságában, a természetes fény nélküli, sötét helyiség valójában nem is volt ideális erre a célra, a továbbiakban a Hivatal másoló- és sokszorosító szobájaként üzemel. Jól felszerelt, tágas kutatószobát használhatunk viszont a következő években a második emeleten. Ez a Főszékesegyházi Könyvtár újonnan kialakított olvasóterme, ahol könnyebben biztosítható kutatóink folyamatos felügyelete. Az évek során növekvő kutatóforgalmunk eredményeképpen a kutatási esetek száma meghaladja a 150-et, szinte mindennapossá válik levéltárunkban a kutatói jelenlét.

2001. Megjelenik a levéltár első forráskiadványa: 1848/49 és ami utána következett - Válogatott dokumentumok a Kalocsai Érseki Levéltár 1848-1851 közötti anyagából. (A Kalocsai Főegyházmegyei Gyűjtemények kiadványai 1.)
Az évek óta folyó iratrendezés, s a közben történt raktári polcfelújítások miatt többször is költöztetett érseki levéltári iratanyag végleges helyére kerül. Az Érseki Levéltár anyaga (az Érseki Hivatal, a Főszentszék és Főtanfelügyelőség iratai) teljes egészében a földszinti nagylevéltárban kapnak helyet.
Az év végén megkezdődök, majd a következő év tavaszára befejeződik a Gazdasági Levéltár két termének felújítása a Katona István házban.

2002. Megjelenik a Kalocsai Érseki Levéltár ismertetője (A Kalocsai Főegyházmegyei Gyűjtemények kiadványai 2.).
Elkészül a levéltár honlapja, mely tartalmazza nyomtatásban megjelent segédleteinket (a káptalani és érseki levéltárak ismertetőjét), sőt kéziratos jegyzékeink egy részét is, összességében több mint 500 oldalnyi  anyagot. Júliusban három napon át levéltárunk a házigazdája a Magyarországi Egyházi Levéltárosok Egyesülete (MELTE) éves vándorgyűlésének (tisztújító közgyűlés, szakmai konferencia összesen 80 résztvevővel). Az ezer éves Főegyházmegye millenniumi évének végén, levéltárunk gondozásában jelenik meg a Kalocsa-Bácsi Főegyházmegye történeti sematizmusa 1777-1923, mely másfél évszázad évkönyveinek-sematizmusainak információtartalmát összesíti. (A Kalocsai Főegyházmegyei Gyűjtemények kiadványai 3.)
Az év során véglegessé válik intézményünk névhasználata. Korábbi elnevezéseink ui. csak az iratállomány egy bizonyos részére utaltak (Érseki és Főkáptalani Levéltár), pedig az ezredfordulótól intézményünk keretein belül jelenik meg az Érseki Gazdasági Levéltár is, és további fontos levéltár-részeink, ún. fondcsoportjaink is vannak. Új elnevezésünk: a Kalocsai Főegyházmegyei Levéltár (KFL) jobban kifejezi, hogy ez az intézmény kezeli a Főegyházmegye történeti értékű iratanyagát.

2003. Az előző évben elkezdett munka folytatásaként, két év alatt összesen mintegy tíz plébánia iratanyagát szállítjuk be és rendezzük levéltárunkban, megkezdve ezzel az egyházmegye plébániáin őrzött iratok feldolgozását. Az év során 250 db 6 x 7 cm-es fekete-fehér és színes diafelvétel készül térképtárunk anyagáról. Dóka Klára katalógusa alapján elkészül a térképtár segédletének HTML-változata, melyet elhelyezünk levéltárunk honlapján. Életbe lép a levéltár új, fenntartónk által jóváhagyott szervezeti és működési szabályzata, ill. kutatási szabályzata. Intézményünk a Kalocsai Főegyházmegyei Gyűjtemények egyik szakmailag és költségvetésileg is önálló részlege, mely működését összehangolja-egyezteti a másik két gyűjteményi intézménnyel (Főszékesegyházi Könyvtár, Érseki Kincstár). Pályázati támogatás segítségével modern mikrofilm-olvasó készüléket vásárolunk (típusa Indus Super Carell), melynek egyre jelentősebb szerepe lesz kutatószolgálatunkban. Az új berendezés beüzemelése kapcsán használatba vesszük a második emeleti irodahelyiségünk melletti szobát, mely a továbbiakban "kiskutatóként" funkcionál. Ebben a kutatószobában egyszerre négy kutatót tudunk fogadni, több személy érkezése esetén a könyvtár közeli olvasótermét vesszük igénybe.

2004. Megújul levéltárunk honlapja, szerkezete módosul, tartalma praktikus tudnivalókkal (elérhetőség, kutatási szabályzat, az intézmény ismertetése stb.) egészül ki. A Katona István házban található Gazdasági Levéltárban megkezdődik, majd őszre befejeződik a belső felújítás második üteme, mely falvágást-szigetelést, kőburkolat elhelyezését, festést és villanyszerelési mukákat is jelentett. (Az első ütemben, 2002-ben két terem, 2004-ben pedig másik három helyiség felújítása valósulhatott meg. Értelemszerűen mindkét munkafázis a teljes levéltári anyag, ill. állványzat költöztetését vonta maga után.) Novemberben a levéltár részt vesz a Patachich Ádám emléknap szervezésében és lebonyolításában. Az érsek halálának 220. évfordulója alkalmából rendezett szakmai konferenciának 80 résztvevője-vendége volt. Az év során a kutatási esetek száma megközelíti a 200-at, tíz év alatt megduplázódott a levéltár forgalma mind az ideérkező kutatók, mind pedig a kutatási esetek száma tekintetében. Elkészül öt intézmény közel 16 ifm terjedelmű iratanyagának középszintű rendezése (az "Egyéb szervek, intézmények" fondcsoportból), valamint sor kerülhet öt újabb plébánia iratanyagának beszállítására és rendezésére. Három év alatt 15 plébánia és lelkészség összesen több mint 37 ifm terjedelmű iratanyaga került be levéltárunkba, melynek rendezése során értékes tapasztalatokat szereztünk. Nagy szükségét érezzük a munka folytatásának, de szabad raktári kapacitás hiányában, ill. egyéb sürgető levéltári feladataink mellett mindez komoly nehézségekkel jár a számunkra.
Az év során intenzívebbé válnak nemzetközi kapcsolataink, augusztusban a levéltárvezető részt vesz a Nemzetközi Levéltári Tanács (ICA) bécsi kongresszusán, májusban egy héten át a Gyulafehérvári Érseki Levéltárban dolgozunk, segítve az elnéptelenedő plébániákról bementett iratok feldolgozását, ősszel Nagyváradon Patachich Ádám emlékkonferencián veszünk részt.

2005. Illusztrációként szolgáló képekkel egészül ki a levéltár honlapja. Kutató- és ügyfélszolgálati munkánk döntő része már elektronikus úton, a honlap segítségével, ill. e-mailek útján folyik. Megkezdődnek az előkészületek a Gazdasági Levéltár rendezésére (állványzat építése a felújított térben,  a felújítás miatt két terembe zsúfolt állomány kiszabadítása-visszaköltöztetése). Az év második felében 700 tekercsből álló mikrofilmtárunk áttekercselésére-átdobozolására kerül sor, így a teljes gyűjtemény használhatóvá válik új mikrofilm-olvasó készülékünkben. Az áttekercseléssel együtt a filmek minden eddiginél részletesebb leírása is elkészül. (Az állományt ismertető Excel tábla több mint négyezer sorból áll.) Rendszerezzük az elmúlt években összegyűlt nyilvántartásainkat (naplók, törzskönyv, raktári jegyzékek), s a tapasztalatok  és az új szakmai követelmények alapján következetesebbé tesszük az iktatást és az adminisztrációt. Egy éves projektet indítunk az informatika lehetőségeinek feltárására és rendszerezett alkalmazására intézményünkben, melynek részeként megkezdi működését a levéltár új netszervere, az archivum.asztrik.hu aldomain használatával. Év végén folynak a Patachich Ádám emlékkönyv kiadásának előkészületei, de a könyv csak 2006-ban hagyja el a nyomdát.

2006. A levéltár kiadásában megjelenik a Patachich Ádám érsek emléke c. kötet. (A Kalocsai Főegyházmegyei Gyűjtemények kiadványai 4.) Megvalósul az Érseki Főszentszék feudális kori iratainak aktaszintű mutatózása és rendezése, több mint 3.500 peres akta került így a helyére és kapott leírást. Az informatikai projekt részeként újabb szerekezeti módosításon esik át honlapunk, és kiegészül az elmúlt évben készült leírásainkkal. Az év során az Arcanum Adatbázis Kft. digitalizálja térképtárunk első 353 leírási tételét, a munka során több mint 500 szkennelt felvétel készül nagyméretű, kéziratos térképeinkről. Az év utolsó két hónapjában megkezdődik a Gazdasági Levéltár (kb. 300 ifm) középszintű rendezése, és alapleltárának készítése. Pályázati támogatással nagy értékű berendezést, mikrofilm-szkennert (Canon MS 300) vásárolunk, amely tovább javítja a mikrofilmekhez köthető szolgáltatásaink színvonalát, segítségével ui. képesek vagyunk digitális és nyomtatott másolatok készítésére filmjeinkről. Az informatikai projektünk végeztével kísérletet teszünk a levéltár teljes digitális állományának (szövegek, táblázatok, képek, adatbázisok, kiadványok) összesítésére és egy rendszerben történő feldolgozására a Folio szoftver segítségével, az Arcanum Adatbázis Kft. közreműködésével.
Az évben közel 100 kutató járt személyesen nálunk, összesen 250 esetben. Kutató- és ügyfélszolgálati munkánk során összesen 450 üggyel foglalkoztunk. Az elmúlt évekhez hasonlóan továbbra is érzhető a forgalom- és a levéltár iránti érdeklődés növekedése, melynek motivációja elsősorban a családkutatások fellendülésében keresendő.

2007. A Magyar Országos Levéltár restaurátor műhelyének közreműködésével, hét év munkájának eredményeként befejeződik térképtárunk feudális kori részének módszeres helyreállítása (ez a rész Dóka Klára katalógusának első 353 leírási tétele). Összesen 190 leírási tétel restaurálására került sor, a restaurált térképszelvények száma ennél természetesen lényegesen nagyobb volt, a munka 3.730 eFt-os pályázati támogatással valósult meg.
Az év során galériát építettünk nagylevéltári raktárunk dexion-salgó polcrendszerén, ezzel lényegesen javult a magasabb részek elérhetősége, és 50 polcfolyóméter új raktári helyet is nyertünk, mely enyhített raktáraink zsúfoltságán.

2008. Az év során 95 kutatót fogadtunk (ebből 8 volt külföldi állampolgár), akik összesen 273 alkalommal kerestek fel bennünket. Levéltárunk emellett 48 esetben nyújtott kutatási-adatkeresési szolgáltatást különféle megrendelésekre, és 86 írásos tájékoztatást adtunk a különféle kutatások segítésére. A kutató- és ügyfélszolgálati megkeresések 80 %-a volt anyakönyvi adatokkal, családkutatással kapcsolatos. Ennek az évek óta növekvő arányszámnak is része volt abban, hogy levéltárunk közreműködésével, az NKA megbízásából módszertani tanulmány készült  Az egyházi anyakönyvek digitalizálásának lehetőségei címmel. A levéltár vezetője a témával kapcsolatos előadásokat is tartott Budapest Főváros Levéltárában (a Magyar Levéltárosok Egyesülete szervezésében) és az Országos Katolikus Gyűjteményi Központban (OKGYK), levéltáros szakmai napok alkalmával.
Az Arcanum Adatbázis Kft. közreműködésével befejeződött levéltárunk térképtárának digitalizálása, a képanyaghoz kapcsolt leírások segítségével a következő évben DVD kiadvány is készült A Kalocsai Főegyházmegyei Levéltár térképtára 1749-1945 címmel.

2009. Részt vettünk a „Kalocsai Érsekség 100 esztendeje” c. időszaki kiállítás rendezésében a Kalocsai Érseki Kincstárban, ahol igen nagy számban és változatosságban szerepeltek 20. századi dokumentumaink. A kiállításhoz kapcsolódóan levéltárunk A Kalocsai Érsekség 100 esztendeje (1909-2009) címmel történeti konferenciát is szervezett 2009. június 25-én, a programnak mintegy 180 résztvevője volt. Hasonló címmel egy könyv is megjelent a Főegyházmegye kiadásában, szintén a levéltár közreműködésével.
Dr. Dóka Klára, a Magyar Országos Levéltár nyugdíjas munkatrása segítségével, négy év munkájának eredményeként befejeződött az érseki uradalom életét dokumentáló Gazdasági Levéltár középszintű rendezése, a korábbi néhány soros jegyzék helyébe egy jóval informatívabb alapleltár lépett, melyet levéltárunk honlapján is közzétettünk. A segédleteknek köszönhetően a Gazdasági Levéltár kutatóforgalma a következő években jelentősen meg is nőtt.
Több mint hét év óta üzemelő, statikus honlapunk életében nagy technológiai változás történt, külsős rendszergazda közreműködésével, Drupal szoftver alkalmazásával dinamikus, regisztrált felhasználók kezelésére is alkalmas honlap üzemeltetését kezdtük meg. Ezután híreink is rendszeresen megjelentek a honlapon, mely a levéltár kommunikációjának és kutatószolgálatának leghatékonyabb eszközévé vált.
Ősztől két főállású, technikus-fotós munkatárs is dolgozott levéltárunkban (közmunkaprogram keretében), ezzel kezdetét vette Communio-projektünk, mely egyházmegyénk anyakönyvi- és helytörténeti forrásainak digitalizálását célozta.

2010. Communio-projektünk első évében 16 ezer anyakönyvi- és helytörténeti kötetet digitalizáltunk, melyekről összesen 279 ezer képfelvétel (digitális fotó) készült. 27 település-plébánia esetében teljes feldolgozásra törekedtünk (anyakönyvek kezdetetektől 1920-ig, helytörténeti kéziratos kötetek 1960-ig), 113 plébánia anyagát pedig részlegesen (egybekeltek anyakönyvei 1826-1920 között) digitalizáltuk. Az említett digitális képállományra építve, 2010 novemberében, a hazai levéltárak között elsőként indult el honlapunkon e-kutatás (Historia-Matricula-online) tartalomszolgáltatásunk, az elérhetővé tett források iránt kezdettől fogva nagy volt az érdeklődés. Az e-kutatás új kihívásokat is jelentett számunkra, nem volt alkalmazható minta, nem voltak hasonló munkatapasztalatok a környezetünkben. A projekt valamennyi fázisa-teendője kapcsán nekünk kellett a felmerülő szakmai- és technikai kérdésekre választ, a problémákra megoldást találni. A Communio-projekt egyik fontos jellemzője, hogy elsősorban a családkutatások kapcsán tapasztalt társadalmi érdeklődésre, a helyi összefogási lehetőségekre épít, és működtetéséből a regisztrációs díjak befizetésével maguk a kutatók is jelentős részt vállaltak.

2011. Miközben helyi kutatóforgalmunk kb. felére esett vissza (63 kutató, 137 látogatási eset), internetes e-kutatás szolgáltatásunk szinte robbanásszerű növekedést eredményezett (314 regisztrált e-kutató, 8.329 felhasználói belépés, 1,7 millió képmegtetkintés). Megváltozott kutatóink összetétele is, jelentős számban dolgozott ui. az aktív, kereső korosztály, akik korábban munkaidőben nem tudtak felkeresni minket, az interneten viszont szabadidejükben, esténként vagy hétvégén hozzáférnek a forrásokhoz. Jelentősen megnőtt külföldi kutatóink száma is. Az újszerű és sikeres kutatási szolgáltatásnak köszönhető, hogy 2011-ben levéltárunknak ítélték a Magyar Családtörténet-kutató Egyesület (MACSE) által alapított, Magyarországon első alkalommal kiadott ÉV KUTATÓHELYE DÍJAT.
A Liszt-emlékév alkalmából honlapunkon virtuális kiállítást rendeztünk Liszt és Haynald, egy 19. századi barátság emlékei Kalocsán címmel. A kiállításon a kalocsai Liszt emlékek számbavétele mellett tanulmányok, adatgyűjtések, fotók is szerepelnek, és levéltárunk Liszt dokumentumait is közöltük digitális képek formájában.
A Grősz-emlékév keretében részt vettünk a „Cor pro corde – Szívet szívért!” címet viselő Grősz-emlékkiállítás rendezésében és megnyitó ünnepségének szervezésében a Kalocsai Érseki Kincstárban. 2011. október 3-án történeti konferenciát is rendeztünk Grősz József érsek életével kapcsolatos előadásokkal.
A Communio-projekt részeként, az év során mintegy 300 ezer új digitális képfelvétel készült, egy alkalommal külföldön, a szabadkai Történelmi Levéltárban is digitalizáltunk. Szabadkai anyakönyvi mutatókat (indexeket) fényképeztünk, melyek a későbbiekben nagy mértékben megkönnyítették anyakönyvi másodpéldányaink kutatását.

2012. A Communio-projekt keretében, a Historia-Matricula-online szolgáltatás kutatható képállománya az év során mintegy 300 ezer képfájllal bővült (a képek több mint 38 ezer dokumentumhoz kapcsolódtak), a kutatható képek száma az év végén megközelítette a 900 ezret. Megkezdtük intézményünk egyéb állományainak digitalizálását is, elsősorban a levéltár alapvető irattári segédletét jelentő testületi jegyzőkönyvek (protokollumok) és iktatók-mutatók feldolgozására törekedtünk, ezzel a 80 ezer képből álló tartalommal indult el KFL-online szolgáltatásunk.
Intézményünk 13.645.845 Ft támogatást nyert a TÁMOP-3.2.11/10-1-2010-0185 kódszámú pályázatán, a Kalocsai Főegyházmegyei Levéltár gyűjteményére épülő, múltidéző programsorozatok megvalósítása céljából. A projekt keretében a 2011-2012-es iskolai tanévben öt partnerintézmény diákjai vettek részt képesség- és kompetenciafejlesztő foglalkozásokon, melyek között szakkör (Családkutatás) és gyűjteményi témanapok is szerepeltek (Az írás története, Kódexektől a digitális könyvtárakig, Ötvös műremekek), törekedve az élményszerű ismeretterjesztésre. A megvalósításban a levéltár dolgozóin kívül a könyvtár és a kincstár két-két munkatársa is részt vett. Egy tanév alatt összesen 41 programunk volt (31 témanap, 10 szakköri foglalkozás), a jelenléti ívek számadatait összesítve a programokon összesen 1061 diák és 48 kísérő tanár vett részt (ennyi volt a látogatási esetek száma). A projekt záró rendezvényére 2012. június 26-án került sor, de a programok (így pl. kedvelt írástörténet témanapjaink) a következő öt éves fenntartási időszakban is rendszeresek maradtak.
Csatlakozva a Nyitott Levéltárak 2012 országos programsorozatához és a Kutatók Éjszakája kezdeményezéshez, első alkalommal szerveztük meg a Családkutatók Éjszakáját 2012. szeptember 28-án Kalocsán, a Katona István házban. Célunk az volt, hogy személyesen is találkozhassunk e-kutatóinkkal, beszámolhassunk terveinkről és közvetlen visszajelzéseket, véleményeket, kérdéseket kapjunk tőlük. A jó hangulatú rendezvény sikerén felbuzdulva, a következő években még több hasonló programot szerveztünk, általában a Kutatók Éjszakájának időpontjához csatlakozva.

2013. Helyszíni állományvédelmi munkák kezdődtek levéltárunkban az Archivart Könyvrestaurátor Műhely munkatársainak közreműködésével. 180 kéziratos kötetünk tisztítását, konzerválását és javítását végezték el a helyszínen, és hat db sérültebb kötet esetében egyedi restaurálási munkák is történtek a budapesti műhelyben. A célra közel egymillió forint pályázati támogatást használhattunk, a munkák a következő években is folytatódtak.
A KFL-online szolgáltatás tartalmának bővítéseként digitalizáltuk a Kalocsai Főszékeskáptalan Hiteleshelyi Levéltárát. Több mint ezer számozott akta mellett 9 jegyzőkönyv és 7 segédkönyv feldolgozására is sor került, az anyagról több mint hatezer képfelvétel készült.
Az év során megjelent Patachich Ádám érsek 1784-es hagyatéki leltára című forráskiadványunk. Emellett a 2013-as év nagy eseménye volt számunkra, hogy a magyarországi levéltárak közül elsőként egy teljes szövegű anyakönyvi adatbázist is publikálhattunk az interneten. Kalocsa és szállásai 1700-1910 közötti anyakönyvi adatbázisa több mint 160 ezer anyakönyvi bejegyzés átírt szövegét tartalmazza, lehetőséget adva az adatok szöveges keresésére (pl. név, foglalkozás, halált okozó megbetegedések stb.) és az eredeti forrás képi megjelenítésére is. A tartalom évtizedes munkával, több település (Kalocsa, Szakmár, Homokmégy) római katolikus-, izraelita- és állami anyakönyveinek feldolgozásával jött létre, és korábban csak helyben, ill. offline módon állt rendelkezésre. Az online változat az NKA Közgyűjtemények Kollégiuma támogatásával, az Arcanum Adatbázis Kft. közreműködésével készült, és ősztől a http://kalocsa.asztrik.hu címen vált elérhetővé.
2013. november 27-én, a Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltára Bécsi kapu téri épületének lovagtermében került sor a Magyar Levéltárosok Egyesülete (MLE) által második alkalommal adományozott ÉV LEVÉLTÁRA DÍJ átadására. Az oklevélben szereplő indoklás szerint levéltárunk a Communio Projekt keretében végzett digitalizálási és online publikálási tevékenységének, honlapján nyújtott példaértékű szolgáltatásainak, valamint kiemelkedő családtörténet-kutatást segítő és közművelődési munkájának köszönhetően érdemelte ki az elismerést, a díjat Halász János kultúráért felelős államtitkár adta át.

2014. A Communio-projekt során létrehozott digitális képfelvételek száma az év során meghaladta az 1,1 milliót, s a tartalom online elérhetőségére alapozva a távolból feldolgozó munkák is kezdődtek, külsö munkatársak-önkéntesek bevonásával. Megkezdtük az anyakönyvek lelkészekre vonatkozó adatainak módszeres gyűjtését, mivel sok esetben így kaphatók a legpontosabb információk a papság tartózkodási helyéről és szolgálatáról. Az Arcanum Adatbázis Kft. közreműködésével került sor a Kalocsa-Bácsi Főegyházmegye nyomtatott körleveleinek szkennelésére. Az 1858-tól kiadott „Litterae Circulares” mintegy 14 ezer oldalának feldolgozása történt meg kétrétegű pdf technológia alkalmazásával. A digitális változatban valamennyi szóra, ill. szótöredékre kereshetővé váltak a körlevelek szövegei, jó alapot nyújtva az imént említett lelkész-életrajzi kutatásokhoz és egyházmegyei archontológia készítéshez.
Levéltárunk az év második felétől három főállású dolgozóval működött. Időközben jelentősen megnőtt részmunkaidős, ill. megbízásos, külsős munkatársaink száma: három technikus-fotós munkatársat a közmunkaprogram keretében, hat csökkent munkaképességű, részmunkaidős munkatársat pedig egy TÁMOP-os program (TÁMOP 1.1.1-12/1.) keretében alkalmaztunk, és pályázati támogatással további külső feldolgozó munkatársaink is voltak. Az említett segítőink száma így elérte a tizenötöt, a velük végzett digitalizálási- és feldolgozó tevékenység csapatmunkát feltételezett, melynek során a munkatársak betanítása, a koordináció, az egyre gyarapodó feladatok figyelemmel követése nagy terhet rótt a működés folyamatosságát biztosító, 2-3 főállású személyre.
Megkezdte működését levéltárunk Facebook oldala, melynek információ anyagát elsősorban honlapunk hírei adják, legfontosabb előnye számunkra, hogy lehetővé teszi kutatóink gyors elérését rendezvényeink, eseményeink, híreink kapcsán.

2015. Dr. Karl Peter Krauss professzor (Tübingen) közreműködésével visszakaptuk levéltárunk egy korábban eltulajdonított aktáját. Az  1839-ből származó, négy oldalas, német nyelvű irat a bunabökényi (bukin) plébánia járandóságaival kapcsolatos beadvány, valószínűleg a levél végén szereplő névsor miatt vette magához egy német kutató, az eset feltehetően a másológépek használata előtti időszakban, az 1970-80-as években történt. Krauss professzor korábban kutatónk volt, egy németországi gyűjtőnél tűnt fel számára az irat, és a területi illetékesség tudatában elküldte nekünk digitális másolatát, melynek segítségével a forrást beazonosítottuk és hiányát megállapítottuk. Az eredeti iratot végül sikeresen visszakaptuk és elhelyeztük levéltárunkban (KFL.I.1.b. Dunabökény, feudális kori, vegyes iratok).
Az Archivart Könyvrestaurátor Műhely munkatársainak közreműködésével befejeződött levéltárunk kéziratos köteteinek helyszíni állományvédelmi áttekintése és restaurálása. Összesen 420 db kéziratos kötetünk tisztítását, konzerválását és javítását végezték el (247 bőrkötés, 155 vászon- és papírkötés újult meg és 18 dokumentum kapott védő palliumot), a helyszíni restaurálás ez alkalommal a Főszékeskáptalani Levéltár és az Érseki Gazdasági Levéltár állományát érintette elsősorban, de a plébániák digitalizálás céljából beszállított anyakönyvein is történtek javítások Kalocsa-Belváros, Jánoshalma, Tass, Szalkszentmárton, Kelebia, Tompa és Szank esetében.
Raktáraink fejlesztése céljából korszerű tárolóeszközöket vásároltunk: 6 db A/0-ás méretű fém térképtartó szekrényt (térképeink és tervtárunk megfelelő elhelyezésére), valamint egy tűzbiztos fém iratszekrényt (kiemelt értékű dokumentumaink, középkori okleveleink tárolására). Az év első felében fűtés-korszerűsítési munkákra is sor került az érseki palotában lévő földszinti, ún. nagylevéltári raktári helyiségekben, ez egyrészt a fűtőtestek, másrészt a fém fűtéscsövek cseréjét jelentette (az új, műanyag csövek a falba vésve kaptak helyet). A munkálatok két részletben történtek (előbb a kerti oldalon, majd az udvar felőli helyiségekben), a raktárak polcait a tárolt dobozokkal együtt, teljes egészében védőfóliáztuk, a berendezést költöztettük. A földszinti, nagylevéltári raktárakban őrzött iratállomány kutatása-használata az év első felében korlátozott volt.
Tóth Tamás: A Kalocsa-Bácsi Főegyházmegye 18. századi megújulása Patachich Gábor és Patachich Ádám érsekek idején (1733–1784) című kiadványunk az Magyar Levéltárosok Egyesülete (MLE) által 2015-ben meghirdetett ÉV LEVÉLTÁRI KIADVÁNYA DÍJ versenyen a Monográfiák, tanulmánykötetek kategóriában I. helyezést ért el. A könyvvel együtt, részben annak mellékleteként három különleges és látványos térkép-másolat is megjelent a Kalocsa-Bácsi Főegyházmegye múltját idézve, a Duna-Tisza köze tájáról (1560, 1763, 1801 időmetszetekben), levéltárunk kiadásában.
KFL-online szolgáltatásunk részeként több mint 1.800 első világháborús holttányilvánítási per képanyagát tettük elérhetővé, megemlékezve a Kalocsa-Bácsi Főegyházmegye eltűnt katonáiról, és lehetővé téve sok-sok háborús beszámoló-tanúvallomás kutatását (a holttányilvánítást ui. általában 3 bajtárs egybehangzó tanúvallomására alapozva mondták ki).
Kilenc hónapon át dolgozott nálunk hat részmunkaidős (heti 20 órás) munkatárs a Nemzeti Rehabilitációs és Szociális Hivatal TÁMOP 1.1.1-12/1-es projektjének bérköltség támogatásával. Segítségükkel három digitalizáló munkaállomáson 4-4 órás váltásban, folyamatosan haladt a munka, és összesen több mint 260 ezer digitális képfelvétel készült. Megbízási díjjal további külső munkatársakat is alkalmaztunk, elsősorban a lelkészek anyakönyvi adatgyűjtésére és a holttányilvánítási jegyzőkönyvek átírására.

2016. Az év során befejeződött 1.800 első világháborús holttányilvánítási perünk jegyzőkönyves anyagának átírása. A feldolgozás célja, hogy egy összegző forráskiadványban emlékezzünk meg a fent említett, közel kétezer személyről, s a tanúvallomások, kortárs visszaemlékezések sokaságával idézzük fel a háborús mindennapok világát. A forrástípust több szempontból is hiánypótlónak nevezhetjük, a holttá nyilvánított katonák haláláról, eltűnésük körülményeiről más katonai forrásokból, egyéb nyilvántartásokból gyakran semmit sem tudunk, nevük sokszor hiányzik a hősi emlékművekről.
Ősszel negyedik alkalommal rendeztük meg kutatóink személyes találkozóját Családkutatók délutánja címmel, Kalocsán. Az eseményen vendégeink voltak Mezőtúr és Szolnok családkutató klubjainak tagjai, a résztvevők tájékozódhattak a családkutató civil szervezetek, a Magyarországi Németek Családfakutató Egyesülete (AKuFF) és a Magyar Családtörténet-kutató Egyesület (MACSE) híreiről, lehetőségeiről is.
Megjelent levéltárunk Mária-enciklopédia, Kalocsa, 1950. Forráskiadvány és adattár című kiadványa. A Mária-tiszteletről 1950-ben írt plébániai jelentések szövegéhez az egyházmegyei sematizmusok történeti adatai adnak hátteret, s a kötetben a bevezető tanulmányon kívül egy részletes művészettörténeti áttekintés, Mária-naptár, Mária-bibliográfia és gazdag képmelléklet is helyet kapott. Az említett köteten kívül megjelent A Kalocsai Főegyházmegyei Levéltár (KFL) - levéltárismertető füzet második, bővített kiadása is.

2017. Az év során jelentős mennyiségben készítettünk digitális képfelvételeket az egykori Kalocsa-Bácsi Főegyházmegye határon túli iratanyagáról. A munka főként Zentán és Zomborban folyt, összesen több mint 60 ezer képfelvétel készült az említett városok környékének 20 településéről. Az anyag különösen értékes, hiánypótló részét jelentik az 1826 előtti anyakönyvi felvételek, melyek információi eddig nem voltak elérhetőek Magyarországon. Időközben befejeződött a Kalocsa-Kecskeméti Főegyházmegye (Bács-Kiskun megye területe) római katolikus anyakönyveinek digitalizálása, a kutatható anyakönyvek (kereszteltek 1920-ig, egybekeltek 1950-ig, meghaltak 1980-ig) teljes egészében elérhetők Matricula-Historia-online tartalomszolgáltatásunk részeként. Az e-kutatás szolgáltatás használatának intenzitása tovább nőtt, a szerver-diagnosztika adatai szerint e-kutatóink egy év alatt 3,2 millió képfelvételt böngésztek, azaz naponta átlagosan 9 ezer oldalt lapoztak forrásainkban.
Folytatódott az a helyszíni állományvédelmi munka, melyet az előző években az Archivart Könyvrestaurátor Műhely munkatársai végeztek először raktárainkban, majd az egyházmegye plébániáin. Közel kétszáz kéziratos kötet (főként anyakönyv) tisztítását, konzerválását és javítását végezték el a restaurátorok Kecskeméten, a dokumentumokat a környékbeli plébániákról szállították oda a munkálatok idejére.
Korábbi TÁMOP-projektünk fenntartási időszakának utolsó évében összesen 17 írástörténeti témanapot tartottunk, ezeken 363 diák és 28 kísérő tanár (összesen 391 fő) vett részt.
A kalocsai érseki uradalom erdőinek kezelési utasítása a 18. század végén címmel jelent meg forráskiadványunk, a gazdagon illusztrált könyv az eredeti forrás képi felhasználásával, latin nyelvű szövegének átírásával és magyar fordításával készült. A kötet a Magyar Levéltárosok Egyesülete (MLE) által 2017-ben meghirdetett ÉV LEVÉLTÁRI KIADVÁNYA DÍJ versenyen a Forráskiadványok kategóriában I. helyezést ért el.