Az iratkezelés fejlődése

A 18. sz. első felében kialakuló iratkezelési rend a kor szokásának megfelelően az ábécé betűivel jelzett, állandó kútfőket használt. Az egyes kútfők a hasonló tárgyú ügyeket gyűjtötték egybe, s a kútfőkön belül az iratok időrendben arab sorszámot kaptak. A mellékletek "ad" megjelöléssel ugyanazt a jelzetet kapták, mint az az irat, amelyhez tartoztak. Az akták irattári rendje ennek megfelelően kútfők szerinti sorozatok, ill. azon belül a sorszámok emelkedő rendje volt. A tárolás körülményeire néhány korabeli irat felzetére írt rövidítésből lehet következteni, ezek szerint az iratokat csomókba kötötték, majd fa ládákban vagy fiókokban (ladula) tárolták. Ez a rendszer kezdetben megfelelt az iratok tárgyi tagolására, de ahogy növekedett az ügyek száma, s kiteljesedett azok tárgyi sokszínűsége, néhány évtized múlva elérkezett az idő, amikor az alfabetikus keretek (vagyis a betűjelek A-tól Z-ig) szűknek bizonyultak megfelelő számú tárgyi csoport kialakításához. Előbb-utóbb szükségessé vált tehát, hogy egyrészt olyan ügyvitelre térjenek át, amely lehetővé teszi több tárgyi sorozat kialakítását, másrészt a felhalmozódott régi iratok segédletét is el kellett készíteni a könnyebb tájékozódás érdekében.
Az említett változások 1763-ban, Batthyány József érsekségének (1760-1776) idején következtek be. Az új iratkezelési rendben a betűkkel jelzett általános kútfők számát nyolcra csökkentették, és bevezették az egyes kútfőkön belül a római számokkal jelzett tételek rendszerét. Ezzel a módszerrel a nagyobb témaköröket felölelő kútfőkön belül annyi egyedi, speciális témájú tételt hozhattak létre, amennyire éppen szükség volt, s adott volt a lehetőség a rendszer későbbi bővítésére is. (Ez az új iratkezelési rendszer felépítésében tulajdonképpen hasonlított a jelenleg alkalmazott levéltári szintekhez: az általános kútfők a jelenlegi fondoknak és állagoknak, a tételek pedig a sorozatoknak feleltek meg.) Az iratokat az egyes tételeken belül a beérkezés sorrendjében megszámozták, és ettől kezdődően a jelzet a kútfő betűjéből, a tétel római számából és egy sorszámból állt.
Az új iratkezelés bevezetésével az 1763 előtti iratokat visszamenőleg is átsorolták, az iratokon lévő korábbi jelzeteket szinte minden esetben áthúzással érvénytelenítették. Ezzel a munkával párhuzamosan készítették el az első levéltári segédletet, az iratok leltárszerű jegyzékét (Elenchus Universalis Archivii Dioecesani Metropolitanae Ecclesiae Colocensis et Bacsiensis 1763-1791). A segédlet vizsgálatával több következtetést is tehetünk. Az első, hogy a régebbi iratok átsorolása 1763-1766 között történt. A második, hogy az iratok tárolása továbbra is kútfők szerinti sorozatokban, azon belül pedig tételek szerinti csomókban történt. Az elenchus meghatározása alapján az alkalmazott nyolc kútfő a következő volt:

A.) Helytartótanácsi- és királyi leiratok, valamint az uralkodóhoz vagy Rómába küldött iratok.
B.) Az egyházmegye helyzetéről szóló jelentések, a káptalan és a székesegyház ügyei, különféle érseki funkciók, kinevezések, címek adományozása, eskük, szentelések, érseki beszédek.
BB.) Egyházlátogatási jegyzőkönyvek.
C.) A szemináriumra és a szentszékre vonatkozó ügyek, különféle formulák, kápolna-, szobor-, kereszt megáldások, adományok, feloldozások, csodák, jubileumok, botrányos ügyek, remeték.
CC.) Jegyzőkönyvek.
D.) Hitoktatás, iskolaügyek, missziós mozgalmak, társulatok, konfraternitások.
DD.) Bérmakönyvek.
E.) Dolgozatok különféle hitbéli témákban.
F.) Másvallásúak ügyei, hitehagyottak, valamint céhekkel kapcsolatos ügyek.
G.) Házassággal kapcsolatos mindenféle ügyek a felmentésektől a szentszéki perekig.
H.) Plébániák ügyei, plébánosok és kántorok szerződései, jogai, jövedelmei, tized ügyek, leltárak, búcsúk, templomépítés, patronatus, végrendeletek, valamint a szerzetesrendek ügyei.

Az új iratkezelési rend bevezetése után hamarosan megkettőzött betűjelet kaptak a különféle jegyzőkönyek és a bérmakönyvek. A "B, C és D" kútfők ilyetén bontására minden bizonnyal az érintett dokumentumok átlagos, fraktúr iratoktól eltérő formája, és ennek következtében eltérő tárolási igénye adhatott okot.
A fentiekben részletesen ismertetett ügyviteli rend elméleti alkalmazási lehetősége jó volt. Annak, hogy néhány évtized múltán mégis elvetették, részben a helytelen gyakorlati alkalmazás volt az oka (már a kezdet kezdetén rosszul állapították meg bizonyos kútfők és tételek tárgykörét, és nem mérték fel megfelelően azok várható forgalmát), másrészt az újabb váltást talán a személyi változások is elősegítették.
Kollonich László érsek (1787-1817) idején, 1790 és 1795 között folyamatosan tértek át egy sokkal egyszerűbb, immár harmadik iratkezelési rendszerre a hivatali ügyvitelben. Az új iratkezelés alkalmazásával először az érsek magániratainál találkozhatunk és csak néhány év eltelte után alkalmazták a hivatali iratok esetében. A legfontosabb változás, hogy eltűntek az általános kútfők és helyettük az évenként változó, egyedi kútfőket vezették be. A konkrét ügyek ezentúl minden évben egyetlen kútfőszámot kaptak, s az ügyhöz tartozó valamennyi irat ezt a számot viselte. A több éven át húzódó ügyek évente új kútfőszámot kaptak. Az eligazodást segédletek könnyítették, s az iratok felzetén ettől kezdve az irattári jelzet egy évszámból és egy arab kútfőszámból állt. Az 1800-as évek elején csupán annyi változás történt, hogy a felzeten az évszám mellett már a hónapokat is feltüntették, ennek bevezetésére minden bizonnyal az iratok egyre növekvő száma adhatott okot. A változó kútfőszámos irattári rend bevezetésekor a korábbi levéltári anyagot érintetlenül hagyták, hiszen annak rendelkezésre álló segédlete lehetővé tette kezelését, az iratok visszakeresését. Annak ellenére, hogy a változó kútfőszámok rendszere megfelelő segédletek vezetésével tökéletesen megfelelt volna a hivatali ügyvitel céljainak, mégis igen rövid ideig (az ismertetett ügyviteli rendszerek közül a legrövidebb ideig) volt használatban.

1815-ben ugyanis újra, immár negyedszerre változott az ügyvitel rendje, ez alkalommal azonban minden eddiginél jelentősebb lett a változás hatása. A "forradalmi" újítás lényege, hogy 1815-től kezdődően a szentszék előtt tárgyalt ügyeket egy-egy naptári éven belül folyamatosan számozták és jegyezték be a protokollumokba, s ezzel tulajdonképpen megkezdődött a jegyzőkönyvek iktatókönyvekké való átalakulásának hosszú folyamata. A korábbi időkben ülésenként újrakezdték a számozást, így a jegyzőkönyvekben lévő sorszámok és az iratokon lévő (fentebb ismertetett) jelzetek között nem volt semmi kapcsolat, a régebbi iratok visszakereséséhez külön segédleteket kellett készíteni. Egyedüli támpontot a felzet aljára írt dátum adhatott, ez ugyanis a szentszéki ülés időpontjára utalt, s ezt a dátumot az egész feudális korban a legtöbb iratra fel is jegyezték. 1815-től megkezdődött az iratok sorszámos iktatása. A kezdő irat és a rá adott válasz egy számot kapott. Az iratok elhelyezésében a változó alapszámos rendszert kezdték el használni, vagyis mindig az ügyre vonatkozó utolsó irathoz csatolták a korábbi iratokat, így az utolsó irat iktatószáma lett az alapszám.

A következő és egyben utolsó változás Haynald Lajos érsek (1867-1891) nevéhez fűződik, aki a sorszámos iktatást fejlesztette tovább. Az érsek 1868. május 7-én, Bécsben kelt levelében pontokba foglalta az általa helyesnek tartott iratkezelési rendet, s elrendelte annak bevezetését. Az említett pontokban az érsek kérte az iratok folyószámozását, az iktatószám alatt a tárgy feltüntetését, majd a tartalom rövid kifejtését. Az aktára a válasz fogalmazványát is rá kellett vezetni. Mi ebben az újdonság? - kérdezhetnénk joggal, hiszen az iratok folyószámozását már 1815-től, a tartalom rövid leírását pedig már a kezdetektől alkalmazták, sőt arra is volt példa, hogy a válasz fogalmazványát sem külön papírra, hanem az irat hátoldalára jegyezték fel. Ám egy pontban mégis érdemi változást tapasztalhatunk, és ez a tárgy feltüntetése (praesentatio). Korábban a tartalmi leírásban a fontosabb szavakat, mondatrészeket időnként aláhúzták, ezzel adva útmutatást a segédlet készítőjének, de csak az 1868-as rendelet után kezdték el a kulcsszavakat az iratok felzetére külön is feljegyezni. Ezt eleinte a kézenfekvő módon "odakívánkozó" személy- és helynevekkel tették meg és csak több évvel később, fokozatosan alakult ki az egyházkormányzati iratokra jellemző tematikus címszavak sora.
A kulcsszavak alkalmazásával befejeződött az ügyvitelben 1815 óta használatos iratkezelési rendszer fejlődése, és kialakult a jelenleg is használt címszavas iratkezelés. Az érsek 1868. augusztus 5-én újabb rendeletet hozott, melynek eredményeként az eddig együtt kezelt egyházmegyei, szentszéki és iskolai ügyek jegyzőkönyvei és iratai ezentúl egymástól függetlenül, külön folyószámozást nyertek. Döntés született arról is, hogy az érsek magániratait nem iktatják, hanem levelezőpartnerenként, alfabetikus rendben, külön kezelik őket. Haynald érseknek 1878. február 26-án újabb kérése volt: az egyházmegyei és iskolai jegyzőkönyveket lássák el mutatóval, s ezeket ne utólag, hanem az egyes ügyek sorrendjében, azonnal készítsék. Az érsek megfogalmazása szerint a protokollum "index nélkül annyit ér, mint az óra mutató nélkül". Végül a hivatali területen szokatlanul aktív főpásztor 1881. március 8-án írásban tett megjegyzéseket az iratkezelés hiányosságaira. Kérte, hogy ezentúl minden alkalommal tegyék ki az iktatószám mellé az évszámot, valamint nehezményezte, hogy a praesentatio, a tárgyszavak alkalmazása csak részben teljesült.

A tárgyszavak használatával szinte értelemszerűen alakult ki az érseki hivatal iratainak tagolódása: a plébániákra vonatkozó iratok rendező elve a helynév, a személyekre vonatkozóké a személynév, az egyházkormányzati iratoké a tárgy lett. Az így kialakuló állagok és sorozatok tulajdonképpen egy önmutató rendszert alkottak, hiszen a sorozatok anyaga a raktári elhelyezésben együtt maradt, s így a későbbi használat során a levéltárosok segédletek nélkül is könnyedén eligazodhattak. Ezt az iratkezelési rendszert valamennyi érseki iratképző szerv alkalmazta, sőt a régi iratok eszerinti átrendezésével a teljes levéltári anyagot tekintve érvényesítették, és a mai napig is használják.
A hivatal irattárában csak korlátozott mennyiségű anyagot tudtak tárolni. Amikor egy-egy címszó iratanyaga már nem fért el, régebbi iratait áttették a levéltárba. Az iratok mozgásáról nem készültek átadás-átvételi jegyzőkönyvek, hiszen az átadó (iktató) és az átvevő (levéltáros) személye sokszor ugyanaz volt. Ez a részleges, csak egy-egy sorozatot érintő iratátadási gyakorlat vált rendszeressé egészen napjainkig. 1998-ban mégis következetesen megtörtént az 1993 előtti hivatali iratok átadása a levéltár részére. Az iratsorozatok lezárását a Főegyházmegye 1993-ban történt jelentős területi változása indokolta.