A 18. században Patachich Gábor érsek (1733-1745) volt az első főpap, aki kinevezése után Kalocsára költözött, és egyházmegyéjét ősi székhelyéről vezette. Az újrakezdés számos nehézsége ellenére az érsek megtette az első lépéseket a hivatal szervezésének érdekében. 1733 tavaszán megtartották az első szentszéki tanácsülést (consistoriumot), melyről már jegyzőkönyvet is vezettek. A bőrkötésű szentszéki jegyzőkönyvek (protocollumok) ma is ott sorakoznak levéltárunk polcain, és az ekkor megkezdett ügyvitelt, a folyamatossá váló hivatali írásbeliséget tanúsítják számunkra. Az említett jegyzőkönyvek vezetése, az iratok őrzése a kancellár (cancellarius) feladata lett, őt tekinthetjük tehát a későbbi levéltárosok legkorábbi elődjének. Az érsek és közvetlen munkatársai kezdetben csak két-három alkalommal tartottak tanácskozást egy évben, ilyenkor a fokozatosan fejlődő-épülő egyházmegye legfontosabb ügyeit vitatták meg.
A kezdeti eredményekkel természetesen maga Patachich érsek sem volt elégedett. 1734-ben egy levelében arról panaszkodott, hogy nincsen elegendő munkatársa, s hogy az ügyvitel akadozik és lassú. Megoldásként a Főszékesegyházi Káptalan újjászervezését kezdeményezte, nem véletlenül: 1738-ban, az első kanonokok beiktatását követően a tanácsülések gyakorisága érzékelhetően nőtt, s a kanonokok megjelenése valóban nagyot lendített a kezdetleges hivatal működésén.
A következő változást a hivatal szervezetében a jegyző (notarius) alkalmazása jelentette. 1745-től ő vette át a kancellártól a jegyzőkönyvek vezetését, és rábízták az iratok őrzését, rendezését. Igen összetett feladatkört látott el, hiszen személyében elsősorban a káptalan alkalmazottja (capituli notarius) volt, ugyanakkor a káptalan tagjai, a kanonokok adták a konzisztórium tagságát, és így kézenfekvő megoldásként ő lett a szentszéki ülések jegyzője, sőt mindezeken kívül a szentszéki pereknél, jogi ügyekben ügyészként is tevékenykedett. A feltehetően igen túlterhelt jegyzők életében a helynöki hivatal (officium vicariale) megszervezése jelentett komolyabb előrelépést, melynek első említése 1761-ben fordul elő. A jegyző munkáját ezentúl iktató (protocollista) és írnok (cancellista) segítette, előbbiek általában a fiatal teológusok közül kerültek ki, utóbbiak világi személyek is lehettek. Az érseki helynök által vezetett hivatal ekkorra valóban alkalmassá vált arra, hogy helyettesítse az érsekeket a mindennapos hivatali ügyvitelben.
A gyarapodó akták a 19. sz. elején egy újabb jegyzői állás létrehozását tették szükségessé. 1818-tól kezdődően ő viselte elsőként a levéltáros nevet (notarius sacra sedis una archivarius), a hivatal működésében tehát ekkor jelent meg a levéltáros beosztás, a szentszéki jegyzői teendőkhöz kapcsolva. A káptalani jegyző munkaköre ezentúl a káptalan ügyeire és a szentszéki bíróságnál végzett feladataira korlátozódott.
A 19. sz. közepén a hivatali téren aktívabbá váló érsekek körül külön kis hivatal, érseki udvar (aula ecclesiastica) kezdett kialakulni. Tagjai az oldalkanonok (canonicus a latere), a szertartó (ceremonarius), majd a titkár (secretarius) és jegyző (notarius) voltak. Ez az aula erősödött meg, alakult át azután Haynald Lajos érsek (1867-1891) hivatali reformjának köszönhetően.
Haynald érsek 1868-ban teljesen átformálta az eddigi hivatali rendet. A helynöki hivatalt megszüntette, munkatársai nagyobb részben az érseki aula tagjaival együtt egy kibővülő érseki hivatalt alkottak-működtettek, melynek élén az érsek által kinevezett irodaigazgató (cancellariae director) állt. A polgári kor kívánalmainak megfelelően az Érseki Főszentszék ekkor alakult át egyházi bírósággá, jegyzője átadta levéltárosi feladatait az érseki hivatal iktatójának, s a továbbiakban csak a bíróság ügyeiben volt illetékes. Ugyancsak önálló szervként, saját iratkezeléssel kezdte meg működését a Főegyházmegyei Tanfelügyelőség, az egyházmegye iskolaügyeinek kezelésével. Az új szervek - bár világosan önálló vezetést, külön munkatársakat is kaptak - többé-kevésbé általában továbbra is igénybe vették a kiteljesedő érseki hivatal apparátusát ügyintézésükben, és elhelyezésüket tekintve is a hivatal közelében maradtak. A levéltárosi feladatkört a 19. sz. végéig az érseki hivatal iktatója végezte, később a hivatal más beosztásával is egybekapcsolták ezt a megbízatást. Haynald érsek hivatali reformját követően az érseki hivatal szervezetében jelentősebb változás nem történt, a hivatal a mai napig is az akkori alapokon nyugszik, mégha az aula bizonyos szervei időközben meg is szűntek, ill. jelentősen átalakultak.
A 20. sz. első felében megélénkült a tudományos érdeklődés a levéltár történeti iratai iránt. Talán ezzel lehet összefüggésben, hogy a levéltáros beosztást viselő hivatali alkalmazottak mellett megjelent a levéltárigazgató (archivaria director) cím is: Winkler Pál tudós könyvtáros-levéltáros esetében, a két világháború között fordult elő ez először. A ránk maradt iratokból látható, hogy Winkler látta el a kutatószolgálatot, írásban is adott tájékozatást, információkat az érdeklődőknek, és mindezeken kívül természetesen saját munkáiban, publikációiban is használta a levéltár iratanyagát. Halála után a levéltárigazgatói cím ugyan eltűnt, de a tudományos tevékenységet az 1940-es évektől Tímár Kálmán történész vette át. 1945 után ezek a kezdemények szinte teljesen elhaltak, az egyháztörténet kutatása jelentősen visszaesett. Az 1950-es években a levéltár hivatalos kutatási nyitvatartási ideje havonta fél nap volt, a kétkulcsos rendszer (a helyi megbízott és az állam által kirendelt levéltári munkatárs együttesen léphettek csak a levéltárba) érthető módon nem kedvezett sem a kutatásoknak, sem a levéltári munkának. 1951 táján, központi kezdeményezésre készült el a levéltár alapleltára. Az egységes adatlapok kb. iratsorozatok szintjén tekintették át az anyagot (bár a cél a fondok és állagok nyilvántartása volt), a leltár készítése során rendező munkára nem vállalkoztak, így szükségszerűen csak egy pillanatnyi helyzetkép születhetett, amelyet jelentős mértékben befolyásolt az adott anyagrész raktári egységeinek "megfoghatósága", felismerhetősége.
Az 1960-as évektől a kutatók száma lassan, de folyamatosan emelkedett. A levéltárosi teendők között egyre jelentősebb részt jelentett a kutatási kérelmek kezelése, a kutatók kiszolgálása. Ez idő tájt az érseki titkárok látták el ezt a feladatot.
A felhalmozódott történeti iratok terjedelme, rendezetlensége, s a növekvő kutatóforgalom az 1970-es években már megkívánta, hogy a levéltár kezelésével függetlenített, más feladatoktól mentesített személyt bízzanak meg. Az első főállású levéltárosi kinevezést Székely László atya kapta 1972-ben. Az őt követő levéltárosok - Hamvas Józseffel kezdődően - már mind világi alkalmazottak. Az 1990-es évekre felmerült a levéltáros szakképzettség igénye is az alkalmazott levéltárosokkal szemben.
- A hozzászóláshoz regisztráció és bejelentkezés szükséges