A rendezési munkát természetesen megelőzte a tájékozódás, tapasztalatgyűjtés. A káptalani levéltárak nyomtatásban is megjelent segédleteit sajnos könnyen számba vehetjük. 1966-ban jelent meg a Levéltári Szemlében Soós Imrétől az egri káptalan magánlevéltárának leírása. Az 1983-ban kiadott egyházi levéltári fond- és állagjegyzékeknél mélyebb szintű leírás Soós Imre munkáján kívül csak a székesfehérvári káptalan levéltáráról jelent meg.
Frissebb adatok beszerzésének céljából levélben kerestem meg az ország káptalani levéltárait, melyben kértem, hogy tájékoztassanak rendelkezésükre álló segédleteikről, lehetőség szerint küldjék el azok másolatát. Választ Esztergomból, Győrből, Sopronból, Szegedről, Székesfehérvárról, Szombathelyről és Vácról kaptam. Ezekben nagyrészt arról tájékoztattak, hogy az 1983-ban megjelent fond- és állagjegyzékeken kívül nincsen részletesebb segédlete az említett levéltáraknak. Kivételt jelentett Esztergom és Székesfehérvár, ahonnan fondjegyzéknél részletesebb, raktári egységekig lemenő ismertetőt kaptam. Győrből egy levéltári leltár másolata érkezett, melynek vizsgálódási szempontjai föltünően hasonlóak az 1954-es kalocsaihoz, s ez arra enged következtetni, hogy az ötvenes években országszerte sikerült egységes szempontok szerint leltárakat készíteni a káptalani levéltárak anyagáról. A leltárak készítésekor érthető módon nem vállalkozhattak az iratanyag rendezésére, elsősorban az akkori állapotok tükörképét adták, hangsúlyozva a későbbi rendezés szükségességét. Sajnos ez a rendezés a legtöbb helyen azóta is elmaradt.
A fentiek alapján megállapítható, hogy csak Egerben, Esztergomban és Székesfehérváron történt középszintű rendezés, az ország többi káptalani levéltára meglehetősen rendezetlen. Bizonyos esetekben a régi irattári rendszer ép fennmaradása ma is viszonylag jó kutathatóságot biztosít. Újabb segédletek híján a levéltári anyagok összehasonlítási alapját így továbbra is csak az 1983-as fondjegyzékek jelenthetik. Erre az összehasonlításra vállalkozott néhány évvel ezelőtt Dr. Kiss Mária, Káptalani levéltárak, levéltári rendszerek c. előadásában. A fondjegyzékek szerkezetének összehasonlító ismertetésével az előadó elsősorban a káptalani levéltárak forrásértékére mutatott rá, kiemelve elhanyagolt állapotukat, rendezésük fontosságát. Szinte valamennyi káptalani levéltár két jelentős, rendszerint nagy terjedelmű fondja a káptalan magánlevéltára és a gazdasági iratok csoportja. A magánlevéltár kifejezés nagyon sokféle iratot takarhat, hiszen eredetileg a káptalani levéltárak klasszikus fölosztásában az összes nem országos - azaz nem hiteleshelyi -, hanem a káptalan testületével, életével kapcsolatos iratot - lényegében tehát szinte a teljes mai levéltár anyagát - ide sorolták. Érdemes ezzel kapcsolatban a szombathelyi, váci, veszprémi fondjegyzékekre utalni, melyek máig is egyetlen óriásfondból, a káptalan magánlevéltárából állnak. A szükséges további tagolás érdekében kézenfekvő volt az amúgy is nagy terjedelmű gazdasági iratok leválasztása, így született meg a fondjegyzékek már említett, második leggyakoribb fondja. A további fondok kialakítása történhetett egyrészt a két nagy fond jellegzetes állagainak kiemelésével - talán terjedelmi okok miatt, pl. Pécs esetében a székesegyházi iratok kiválása a magánlevéltárból -, másrészt a káptalannal kapcsolatban álló hivatalok, szervek - egyesületek, szövetkezetek, pl. alapítványkezelő hivatal, papnevelő intézet - iratai is fondképzők lehetnek. Esetenként a térképek, tervrajzok gyűjteményes fondokat alkothatnak. Végül akad példa arra is, amikor egyszerűen nem tudnak besorolni egy iratanyagot a fenti csoportokba, s így az végül külön fondot alkot. Pl. a Barco család iratai a Soproni Társaskáptalan levéltárában, vagy Tantos Gyula kanonok irathagyatéka Kalocsán.
Visszatérve Kalocsára, az itteni rendező munkához sajnos nem vehettük alapul a káptalani jegyzőkönyveket, mivel az iratok elhelyezése sohasem ezek alapján történt. Bár az egyes akták általában valamelyik jegyzőkönyvi ponthoz kapcsolhatók, megfelelő mutatók híján mégis csupán egy-két kezelhetetlen óriássorozatot hozhattunk volna létre. Ez a megoldás egyébként a tematikus alapon létrehozott iratcsomók szétszedését, a levéltár évszázados rendszerének fölrúgását jelentette volna. Nem tartottuk lehetségesnek az "ősi rend", az 1824-es tárgyszavas rendszer visszaállítását sem, hiszen annak kereteit a káptalan "kinőtte", nem véletlen hagyták abba az Elenchus vezetését 1867-ben. A régi rend helyreállítása a hiányzó iratok miatt is nehézkes, ill. csonka lett volna, az Elenchus bejegyzéseit és a mai iratcsomókat összehasonlítva ui. jelentős mennyiségű iratvesztést figyelhetünk meg. A külön feudális- és polgári kori levéltári rendszer alkalmazása, kialakítása a káptalan esetében mesterséges, erőltetett volna, hiszen a testület iratanyaga - tevékenységének jellegénél fogva - nem ilyen időhatárok alapján tagolódik. Elkerülve tehát mind a gyökeres újítás, mind pedig a régi állapotok változatlan megőrzésének kísértését, a középutat választottuk.
Elfogadtuk a levéltár alapvetően pertinenciális rendjét és tudomásul vettük annak folyamatos, szerves fejlődését, az iktatókönyvek és segédletek hiányát, pontosabban csekély számát. Megpróbáltuk rekonstruálni, összegyűjteni, kiegészíteni az irattári jelzetek alapján valaha összetartozó iratcsoportokat. A munka másik nagy részét a mindenfajta jelzet, tárgymeghatározás nélküli iratok elhelyezése, csoportosítása alkotta. Ebben segített a levéltár rendezés közben fokozatosan kirajzolódó szerkezetének megismerése, az egykori rendező szempontok figyelembe vétele, végül bizonyos esetekben a régi koncepció továbbgondolása. A jelzet nélküli iratok elhelyezése során azonban így sem sikerült mindig végleges megoldást találnunk.
Az újraalapított káptalan működésének kezdetétől 1945-ig nem tartottuk szükségesnek az iratanyag időrendi tagolását, pl. feudális és polgári kori iratokra. Nehézkes és indokolatlan lett volna a tematikus sorozatok megszakítása, a káptalan tevékenysége ugyanis nem változott 1848 után jelentős mértékben. Annál jelentősebb változás történt 1945 után. Ekkortól kezdődően a káptalan élete, működése igen jelentős mértékben átalakult. Az 1945 utáni iratok így különválasztva, egyetlen időrendi sorozatot alkotnak. Ez az anyag minden további tagolás nélkül is jól kezelhető csekély terjedelme miatt. A káptalan iratait a század második felében mindössze egyetlen füzet formátumú jegyzőkönyv (1956-1973) és egy iktatókönyv (1968-1985) egészíti ki.
Az iratok rendezése után kialakított új fondjegyzékben az egyes fondok a káptalan különféle működési területeit jelzik. A káptalan magánlevéltárában találhatók továbbra is a testület alapításával, legfontosabb tevékenységével, elsődleges feladataival kapcsolatos iratok - szabályzatok, liturgia, érseki tanácsadás, káptalani ülések, földesúri, kegyúri jogok -, a főszékesegyház iratai, valamint a káptalan tagjainak hagyatékai. Külön fondokat alkot ezen túl a káptalan néhány járulékos tevékenysége - pl. gazdálkodása, az egyházmegye alapítványainak gondozása, hiteleshelyi tevékenysége - során összegyűlt iratanyag, melynek fontosságát az adja, hogy éppen ez az iratanyag - pontosabban a hozzá kapcsolódó tevékenység - kapcsolta be a káptalant szervesen környezetének életébe. Az így kialakított fondjegyzéket a lap elején (tartalom) közöljük.
- A hozzászóláshoz regisztráció és bejelentkezés szükséges