A plébániákra vonatkozó iratok alkotják a Kalocsai Érseki Hivatal fondjának legnagyobb állagát. Terjedelmes sorozatai általában helyszűke miatt kerültek át a levéltárba, és megállapítható, hogy gyakran a raktárakban sem valósult meg az összetartozó iratok együttes tárolása. Bizonyos anyagrészeknél ugyan felismerhetőek voltak a rendezés jelei, de a 20. sz. végére mégis nehezen kezelhetővé vált az anyag: az akták időrendje felbomlott, a széttagoltan tárolt sorozatrészeket nehéz volt áttekinteni, és a helyzetet súlyosbította, hogy megfelelően kialakított raktári egységek híján az iratokat a raktáron belüli költöztetések és a kutatások is szükségszerűen tovább keverték.
A rendezés során az első feladatot az egyes sorozatok anyagának egybegyűjtése jelentette, ezt követően került sor a teljesen rendezetlen, egykor talán selejtezésre ítélt - a polcok tetején és egyéb "elfekvő" helyeken tárolt - anyagok válogatására, végül a sorozatokon belüli további egységek, alsorozatok kialakítására és az időrend helyreállítására. Az alsorozatok kialakításánál igyekeztünk figyelembe venni az elmúlt évtizedben tapasztalt kutatói szokásokat, igényeket. Célunk volt egyrészt a kutatószolgálat gyorsítása, könnyítése, másrészt pedig az iratok állományvédelme (jól elkülöníthető anyagrészek esetén megkímélhetjük a sorozatok bizonyos részeit a felesleges mozgatástól és kutatói igénybevételtől).
A plébániák és lelkészségek iratsorozatainak kezdő dátuma általában létrehozásukhoz, szervezésükhöz igazodik. A filiák iratait az igazgatásban illetékes plébániánál találjuk, de néhány később önállóvá vált leányegyház sorozata már a jogi státusban történt előrelépés előtt elkülönült, ilyenkor ezeket az "előzményeket" az érintett település anyagának részeként megtartottuk.
Az egyes iratsorozatok a főbb történelmi korszakok alapján három részre tagolódnak. Ezek a korszakhatárok nemcsak "politikaiak", talán még lényegesebb számunkra, hogy az iratok mérete, s így az alkalmazott raktári egységek is ezeken a pontokon változnak, és eltérő az egyes korok iratainak mennyisége, jellege. Az 1867-es időhatár egyébként nyelvi váltást is jelent, ezután fokozatosan meghatározóvá válik a magyar nyelv a plébániai iratokban, ezt megelőzően a latin dominált.
Az egységesen, korszakonként kialakított alsorozatokat a terjedelem figyelembevételével tagoltuk további tematikus tételekre. A kisebb terjedelmű, mindössze egy-két raktári egységből álló sorozatok esetében a további tagolást feleslegesnek láttuk, így tételei csak a nagyobb, feudális kori iratokkal rendelkező plébániáknak vannak. A tételek kialakításánál a tartalmi és a formai szempontokat egyaránt figyelembe vettük. Formai szempontok szerint különítettük el például a nagyméretű, táblázatos formában készített jelentéseket és számadásokat, míg tartalmuknál fogva a felmentések és az anyakönyvi javítások ügyeit.
Mivel a Szabadkai Apostoli Adminisztratúra irattárát 1941-ben Kalocsára szállították, a bácskai plébániák 1923-1940 közötti iratait 1983-ban történt visszaszállításukig levéltárunk őrizte. Sajnos ezekről az iratokról - az anyakönyvektől eltérően - mikrofilm-másolatot nem készítettek.
Az egységes rendezési séma a következő:
1. Feudális kori iratok
a. vizitációk
b. vegyes iratok
c. számadások
2. Polgári kori iratok
a. általános iratok
b. alapítványi iratok
c. felmentések
d. anyakönyvi javítások
e. jelentések, kimutatások
f. számadások, költségvetések
3. 1945 utáni iratok
1.) Feudális kori iratok (18. sz.-1866)
1.a.) A vizitációs akták az egyes plébániák kánoni és esperesi látogatásának iratait tartalmazzák. Az egyházlátogatási jegyzőkönyvek (visitationes canonicae) a plébániai iratok egyik igen értékes, gyakran kutatott részét alkotják. A kánoni vizitációk tartása ősi egyházkormányzati eszköz volt, melyet egyházmegyénkben tipikusan a feudális korban alkalmaztak. A püspökök vagy megbízottjaik ilyenkor végiglátogatták egyházmegyéjük plébániáit, és előre meghatározott szempontrendszer alapján megvizsgálták azokat. Elsősorban a templomok, iskolák és plébánia-épületek állapotára, a plébánosok, káplánok és tanítók tevékenységére voltak kíváncsiak, de érintőlegesen a hívekre, vallási szokásokra, a település más vallási közösségeire vonatkozóan is tartalmaznak információkat. A kérdések köre az idők során folyamatosan bővült, a jegyzőkönyvek válaszai egyre részletesebbé, terjedelmesebbé váltak. Az első jegyzőkönyvek az 1730-as évekből származnak. A jegyzőkönyvekről 1972-ben mikrofilm-másolatot készítettek az Országos Levéltárban, elkülönítésük már akkor megtörtént. Az elmúlt évek iratrendezési munkái során újabb jegyzőkönyvek kerültek elő, így mára az eredeti iratok sora és a mikrofilmen található változat eltér egymástól.
Az 1790-es évektől kezdve - a kánoni látogatásoktól függetlenül - az esperesek feladatává tették, hogy saját kerületükben látogassák a plébániákat és tapasztalataikról jegyzőkönyvet vegyenek fel. Ezek az esperesi jelentések (visitatio vice-archidiaconalis) sokkal rövidebbek, ám a kánoni látogatásoknál gyakrabban, évente készültek. Mikrofilm-másolatok nem állnak rendelkezésre róluk.
1.b.) A vegyes iratok az egyes plébániák és az érsekség közötti folyamatos kapcsolatból származnak, és valójában a polgári kori alsorozat első öt tételének elődjét jelentik. A témák kifejtése a 2.a-2.e. pontok alatt található.
1.c.) A számadások (rationes) az egyes plébániák jövedelmeiről, a bevételekről és kiadásokról készültek. A plébánosok külön számadást készítettek az egyházközségi- és a templompénztárról, valamint a különféle alapítványokról (kegyes-, mise- stb. alapítványok).
2.) Polgári kori iratok (1867-1945)
2.a.) A plébániák sorozataiban az általános, mindennapos ügyintézésből, levelezésből származó iratok (litterae) alkotják az anyag legnagyobb részét. Ez a tétel tartalmazza a templom és a plébánia építésével, bővítésével, javításával, fölszerelésével, berendezésével kapcsolatos ügyeket. Itt találhatók a leltárak, a plébániaföld bérletére, eladására vontakozó iratok és a temető ügyei. Az iratok egy másik fontos részét jelentik a személyi ügyek: a plébános, a káplán, a kántor és más egyházi alkalmazottak, az egyházközségi képviselők kinevezése, lemondása, jövedelme, fegyelmi ügyei. Ide kerültek az egyházközségi gyűlések jegyzőkönyvei, a plébánia jövedelmeinek (párbér, kongrua stb.) iratai és a plébánia átadás-átvételére, határainak változására vonatkozó ügyek. Itt találhatók a hitélettel kapcsolatos iratok, az egyesületek, missziók és búcsúk ügyei, ide kerültek az alkalmi misézési engedélyek, kérdések és iránymutatások lelkipásztori eljárásokkkal kapcsolatban, és nem utolsó sorban a kegyúri ügyek.
2.b.) Az alapítványok (fundationes) iratait legtöbbször kegyes- és szentmise alapítványok alkotják, de előfordulnak kereszt, oltár, kálvária stb. állítására-építésére tett alapítólevelek is.
2.c.) A felmentések (dispensationes) házasságkötésekkel kapcsolatban váltak szükségessé. A szentségi házasságoknak meg kellett felelni az egyházi rendelkezéseknek, és ha nem tudták az előírásokat maradéktalanul betartani, a házasságkötés felmentést igényelt. A felmentési kérelmeket az illetékes plébános közvetítette, és amennyiben az érseki hivatal megadta, birtokában a plébános megeskette az érintetteket. Leggyakrabban a háromszori hirdetés kötelezettsége alól, valamint a vegyes vallás, vérrokonság, sógorság vagy korhiány miatt kértek felmentést.
2.d.) Az anyakönyvi javítások (correctiones) alkalmával a plébánosok utólagos javításokat jegyeztek be az anyakönyvekbe, s az eljárás fontosságát növelte, hogy mindez hiteles dokumentumokat érintett. A meglehetősen gyakran előforduló módosítások okai különfélék lehettek: törvénytelen gyermekek későbbi törvényesítése, az anyakönyvezés során elkövetett hibák és tévedések javítása, örökbefogadások, névváltoztatások (magyarosítások), ritkább esetben törvénytelenítések (a feleség házasságon kívüli kapcsolatából született gyermekének megtagadása a férj részéről).
2.e.) A jelentések és kimutatások (relationes et consignationes) részben tájékoztatási célból, részben kiadványokhoz (pl. egyházmegyei évkönyv készítéséhez), statisztikai adatközlés céljából készültek. Adatokat találhatunk bennük a katolikus hitre tértekről, az elváltan élőkről, a vegyes- és polgári házasságokról, a gyónások és szentáldozások gyakoriságáról, a meg nem kereszteltekről és a más vallásra áttértekről. Készült még jelentés a plébánia helyzetéről és a katolikus társulatokról is. A hivatal ezeket az adatokat rendszeresen kérte a plébánosoktól, sok esetben előre nyomtatott kérdőíveket töltöttek ki és küldtek vissza. Az adatok sematizmusokban történő közlése után a jelentések és kimutatások jelentős részét selejtezték. A ránk maradt anyag így nagyon hiányos, terjedelme még a nagyobb plébániák esetében is csekély.
2.f.) A számadások a feudális kori résznél (1.c.) ismertetett iratok szerves folytatását jelentik. Az ott leírtakhoz annyit érdemes hozzátenni, hogy a plébánosok ebben a korban a számadások mellékleteként már több esetben csatolták az adósok névjegyzékét is. A korszak végére jellemző az első költségvetések megjelenése is. A plébániák költségvetéseiket csak az 1930-as években kezdték rendszeresen készíteni, így terjedelmük a számadásokéhoz képest elenyésző.
3.) 1945 utáni iratok (1946-1992)
Elkülönítésük több okból is célszerű. A második világháború után véglegessé vált az egyházmegye kettészakadása. A bácskai rész elvesztésével a plébániák több mint a fele külföldre került, és ez a hivatalban lévő sorozatok számának jelentős csökkenéséhez vezetett. A bácskai plébániák iratai tovább nem gyarapodtak, véglegesen lezárhatókká váltak. Jelentősen megváltozott az egyházmegye új határain belül maradt plébániák élete is, iratképzésük lecsökkent. A szocialista korban a plébánosok (félve az állami hatóságok ellenőrzésétől) szívesebben intézték szóban ügyeiket. Az új szabványméret (A/4) elterjedésével ezek az iratok már formai szempontból is jól elkülönülnek. Kutatási szabályzatunk értelmében az 50 évnél régebbi plébániákra vonatkozó iratok kutathatók. A plébániai iratok első két alsorozata így szabadon kutatható, az 1945 utáni iratok viszont már kutatási korlátozás alá esnek. Az iratok elhelyezése időrendben történt, további tagolásukat - tekintettel kis terjedelmükre - nem tartottuk szükségesnek.
A bácskai települések esetében az iratok évköre csak 1944-ig tart, ám az 1970-es évek közepéig még előfordult, hogy a Szabadkai Püspökség hivatala egyes ügyek kapcsán megkereste Kalocsát. Ezeket az iratokat már nem az egyes helységekhez iktatták (hiszen már nem voltak az egyházmegye részei), hanem létrehozták a Bácskai akták címszót, és az alatt gyűjtötték egybe őket. Ezt a sorozatot nem alfabetikusan, hanem az állag végén helyeztük el.
- A hozzászóláshoz regisztráció és bejelentkezés szükséges