A levéltár két fontos állományrészből áll: a hiteleshely működése során jegyzőkönyveket vezettek, melyekbe minden fontos ügyet bevezettek (KFL.II.4.a. Protocollumok-jegyzőkönyvek 1745-1894), és természetesen külön iratsorozatokban gyűjtötték a felhalmozódó okmányokat is (KFL.II.4.b. Iratok, okmányok 1739-1872). A harmadik állag a levéltárhoz készített irattári segédleteket tartalmazza (KFL.II.4.c. Elenchusok, segédkönyvek 1756-1934).
A káptalan hiteleshelyi tevékenységére a történeti bevezetőben már kitértünk, ezért a következőkben már csak a levéltári anyagot érintő megjegyzésekre szorítkozunk. A hiteleshelyi levéltár iratainak zöme a XVIII. század közepétől a XIX. század közepéig terjedő időszakban keletkezett. A hiteles helyek ez időben országszerte veszítettek jelentőségükből, forgalmuk csökkent, ez a tendencia a kalocsai iratanyagon is megfigyelhető. Az abszolutizmus idején hazánkban is bevezették a közjegyzői intézményt (1858), s bár ezt az országbírói értekezlet még eltörölte, visszaállítva a hiteleshelyek jogfolytonosságát, mégis végleg eljárt felettük az idő. A gyakorlatban már régóta átvették funkciójukat a kiépülő vidéki bíróságok és bizonyos vármegyei fórumok. 1874-ben törvényesen is elismerték a gyakorlati változásokat: az 1874. XXXV. tc. megszüntette a káptalanok és konventek hiteleshelyi jogát és bevezette a királyi közjegyzőség intézményét. Az iratképzés azonban ezzel nem szűnt meg, mintegy fél évszázadon át kértek még másolatokat az egykori iratokról. Nem véletlen tehát, hogy a hiteleshelyi levéltárat gondosan rendben tartották, mutatókkal, segédkönyvekkel is ellátták.
Az 1950. évi 29. sz. tvr. a hiteleshelyi levéltárakat a megszervezendő állami kerületi levéltárak gyűjtőkörébe utalta. 1954-ben Kalocsán dr. Niklai Péter, a Levéltárak Országos Központja kiküldött munkatársa készített leltárt az iratokról, ezzel valószínűleg már az átadás-átvételt készítették elő. Érdekes módon a rendelet végrehajtása ezután sokat késett, s csak 1973 januárjában szállították el az iratokat Kecskemétre, a Bács-Kiskun Megyei Levéltárba.
Az 1995. évi LXVI. törvény 31. §-ának 2. bekezdése lehetővé tette a hiteleshelyi iratok visszaigénylését. Élve a törvényadta lehetőséggel 1996. júliusában Dankó László Kalocsa-Kecskeméti érsek és Kováts Géza nagyprépost levélben kérték Magyar Bálint művelődési és közoktatási minisztert, hogy tegye lehetővé az említett hiteleshelyi levéltár anyagának visszaadását, és engedélyezze annak Kalocsán történő elhelyezését. A szükséges mikrofilmezés, helyszíni szemlék után miniszteri engedéllyel került vissza a hiteleshelyi levéltár anyaga 1997 szeptemberében Kalocsára. 1973-ban természetesen leltár alapján adták- ill. vették át az iratanyagot, ennek alapját azonban Niklai Péter jegyzéke adta. Kecskeméten Péterné Fehér Mária levéltáros készítette el az anyag dobozolás utáni segédletét, leírását. Kalocsán a levéltár állománya visszakerült régi, 19. század elején készített szekrényébe, melynek tölgyfa anyagát vas lemezekkel borították, és "Országos Levéltár" felirattal látták el.
A teljes állomány kutatható, digitalizált képi változata elérhető a levéltár E-kutatás szolgáltatásának részeként.
A hiteleshelyi levéltár 2013-ban készült kutatási segédletét pdf formátumban tesszük elérhetővé-letölthetővé.
A Kalocsai Főszékeskáptalan Hiteleshelyi Levéltárának kutatási segédlete tartalmazza:
- A hiteleshelyi iratok, okmányok mintegy ezer tételes jegyzékét (jelzet: KFL.II.4.b. A-H betűvel jelölt, tematikus csoportokban)
- A hiteleshelyi iratok és hiteleshelyi jegyzőkönyvek (kéziratos kötetek) összesített mutatóját (helynevek, személynevek)
- A hiteleshelyi iratokban előforduló családnevek és intézmények alfabetikus mutatóját-jegyzékét
- A hiteleshelyi iratokban előforduló helynevek alfabetikus mutatóját-jegyzékét
A táblázatokban háttérszínnel emeltük ki a hivatkozásokat tartalmazó oszlopokat, az itt található jelzetek segítségével, levéltárunk E-kutatás szolgáltatásának részeként a források digitális fotómásolatban is kutathatók. A kutatási segédlet készítésével párhuzamosan a teljes állomány képi digitalizálása is megtörtént. A képfelvételek fájljai elnevezésükben tartalmazzák az iratok jelzetét, így a jegyzékek „találatai” a képanyaggal jól összevethetők. Az „A-H” betűjelek és sorszámok az iratok-okmányok megfelelő tárgyi sorozatára-tételére vonatkoznak, a mutatók „L 1-6” (Liber 1-6) hivatkozásai pedig a jegyzőkönyvek (protocollumok) állományára, annak megfelelő oldalszámaira utalnak (Az L4 p.77. tehát a 4-es számú jegyzőkönyv 77. oldalát jelenti.) A mutatók böngészésén túl a jegyzék természetesen az „elektronikus keresésekre” (Ctrl+F) is alkalmas, a keresett szavak vagy szótöredékek beírásával, az Adobe Reader Find menüjének használatával.
A feldolgozott, eredeti mutatók-jegyzékek képanyaga is böngészhető E-kutatási rendszerünkben.
Készült az Emberi Erőforrások Minisztériuma (EMMI) támogatásával, 2013 decemberében, a Kalocsai Főegyházmegyei Levéltárban
(Támogatási szerződés száma: 13959/2013/KOZGYUJT)
- A hozzászóláshoz regisztráció és bejelentkezés szükséges