Az iratok elhelyezése

A 18. sz. első felében az iratok minden bizonnyal az érseki kastély konzisztóriumi termében, majd később a helynöki hivatal kialakulásával valószínűleg annak szobájában, a jegyző mellett kaphattak helyet. A következő állomás a Nagyszeminárium épülete volt a levéltár életében. Batthyány József érsek idején, 1765-ben került oda, s a költöztetést az érseki palota átépítése indokolhatta. Elképzelhető, hogy ideiglenesnek szánták ezt a megoldást, végül mégis fél évszázadon át maradtak itt az iratok. Sajnos nincsen pontos információnk arról, hogy a helynöki hivatalt és a levéltárat az újjáépült palotába mikor költöztették vissza. A megközelítő időmeghatározást viszont lehetővé teszi számunkra, hogy a konzisztóriumi tanácsülések termét, a levéltárat és a hivatalt a kastély nyugati, utolsóként felépült szárnyába tervezték. Az említett terveket Thalher József kamarai építész 1799-ben készítette, s az építkezés a 19. sz. első évtizedeiben zajlott.
A 19. század elején tehát az érseki palota nyugati szárnyának földszintjén alakították ki a konzisztóriumi tanácsülések termét és mellette a hivatal irodáját. A tanácsteremből egy külön levéltári helyiség is nyílt, melyet helyre épített, díszesen faragott fa polcozattal rendeztek be. Az önálló levéltári helyiség lehetővé tette a régi iratok elkülönítését, a "történeti levéltár" kialakítását.
Az új helyszín sajnos mégsem bizonyult praktikusnak a mindennapos használat során. A jegyző, aki a levéltárosi feladatokat is végezte, csak nagy kerülővel, a tanácstermen keresztül tudta megközelíteni a levéltárat, mivel a hivatalnak és a levéltárnak nem volt közvetlen összeköttetése. Az átjárás érdekében rövid időn belül átvágták a két szoba közti falat, majd a levéltári szoba tanácsterem felé eső bejáratát elfalazták. Mindezzel együtt a levéltár korábban épített polcozatát is átalakították. Ezután a hivatal és a levéltár helyiségei alkottak szerves egységet, s a tűzveszély miatt fokozottabb figyelmet igénylő két helyiség kovácsoltvas ajtót kapott bejáratára, és a levéltár rácsos ablakait vas spaletták is védték. A fenti átalakítások az 1820-as években történhettek.
A szaporodó iratok hamarosan szükségessé tették a levéltár terjeszkedését, s ez a helynöki hivatal felé volt lehetséges. A 19. sz. közepére valószínűleg megépült a hivatal helyiségének levéltári polcozata is. A teljes szobát Haynald érsek 1868-as hivatali átszervezésekor "nyerte el" a levéltár, miután a polgári kor igényeinek megfelelően kibővült, szakosodott hivataloknak új irodát (irodákat) kellett keresni, s ez az épület másik részén, a földszinti kápolna közelében valósult meg.
A 19. sz. végére az iratok elhelyezése így is újra gondot jelentett. Az eredeti levéltári polcozat a falak mentén futott, bővítéseként ez idő tájt helyeztek el a belső levéltári szoba közepén két polcállványt (columnát). Emellett a második emeleten is létrehoztak egy levéltári raktárt, amely a "kislevéltár" nevet kapta, s ahol elsősorban a perszonális iratokat tárolták.
A 20. század első felében a raktározási gondokat úgy próbálták megoldani, hogy a lezárt szentszéki perek iratait 10, a régi plébániai számadásokat 5 ládába tették és felhordták a padlásra. Az anyakönyvi másodpéldányok egyre növekvő száma ugyancsak gondot jelentett, ennek megoldására 1925-ben több terv is született. Felmerült, hogy az anyakönyveket a könyvtár első emeleti folyosóján fogják elhelyezni, végül a konzisztóriumi tanácsterem előtti előszobát hasznosították a célra. Ezt az előszobát az anyakönyvek méretéhez igazított fa polcozattal és tűzbiztos vasajtóval látták el.
1938 után, a háborús légitámadások lehetősége miatt elrendelték a padlások lomtalanítását. Sajnos az érseki palota padlásán tárolt iratok lehordását az uradalomból iderendelt (egyébként kerti munkára alkalmazott) lányok végezték, akik az iratokkal teli faládákat nem bírták el, ezért az iratokat csomónként, a ládákból kivéve hordták le. Még sajnálatosabb, hogy a pincében az iratokat a ládákba nem tették vissza, hanem a nedves földre, egy rakásra hordták össze. Az akták a háború évei során lassan penészedni kezdtek, a fűtő jelentős mennyiségű, rothadásnak indult iratot tüzelt el.
1941-ben Kalocsára került a Szabadkai Apostoli Adminisztratúra teljes irattára, benne a bácskai plébániák 1923 utáni anyakönyvei, melyek elhelyezése újabb gondot jelentett. A levéltár és a tanácsterem között, az ún. "sötét szoba" (egykor a környező szobák fűtését szolgáló, ablaktalan helyiség, amelyet a pincéből közelítettek meg) falát áttörték, és itt alakították ki az újabb anyakönyvi raktárat.
A háború vége felé a kastély konyhája alatti pincében egy új, szigetelt helyiséget alakítottak ki, ahol 1944 őszén az anyakönyveket helyezték biztonságba, így a tanácsterem előtti előszoba újra üresen állt. Ekkor rendelték el a pusztuló iratok felhordását az üres polcokra, hogy ott kiszáradjanak. (Az iratok 1951-ig száradtak, majd elvégezték a menthetetlenül károsodott akták selejtezését.) Mivel a száradó iratok elfoglalták az anyakönyvek korábbi helyét, 1947-ben az eddigi tanácsteremből alakították ki a következő levéltári szobát, és ott helyezték el a pincéből felhozott anyakönyveket. Ezzel a földszinti "nagylevéltár" tulajdonképpen elnyerte teljes kiterjedését, s az Érseki Levéltár fondcsoport iratai a rendezés után teljes egészében ezekben a földszinti szobákban kaptak helyet.