Amint azt az iratkezelésről írt bevezetőben olvashatjuk, az érseki hivatal "címszavas" irattári rendszerének alkalmazása az 1880-as években vált következetessé. A rendszer lényege volt, hogy az iratok az iktatás során valamilyen tárgyszót, rövid azonosító kifejezést kaptak, s ezek a "címkék" nyújtottak segítséget elhelyezésükben és keresésükben a későbbiekben. Egy-egy tárgyszó iratait együtt, egy időrendi sorban tárolták. Az immár több mint egy évszázada élő rendszer jelentőségét tovább növeli számunkra, hogy visszamenőleg is alkalmazták: a 18-19. század iratainak döntő többségét besorolták a sorozatokat képező tárgyszavak valamelyikébe. Rögtön hozzátehetjük, hogy nem volt nehéz dolguk, hiszen a korábbi irattári rendszerektől sem volt idegen a tárgyi alapon történő csoportosítás, vagyis rendelkezésre álltak bizonyos tárgyi sorozatkezdemények, amelyeket egyszerűen "be lehetett emelni" a címszavak világába.
Az Érseki Hivatal iratai között logikus módon külön csoportot alkottak a plébániánként kialakított iratsorozatok (KFL.I.1.b.), a személyekre vonatkozó, perszonális iratsorozatok (KFL.I.1.c.), és formailag is jól elkülönültek a hosszában félbehajtott, fraktúr iratoktól az anyakönyvek (KFL.I.1.d.), valamint a jegyzőkönyvek, egyéb kéziratos kötetek (KFL.I.1.e.). Az említetteken kívül az érseki hivatal tárgyi alapon elkülönített iratsorozatai adják a következőkben ismertetett egyházkormányzati iratok állagát. A tárgyszavak soha nem alkottak merev, lezárt rendszert. Az ügyek forgalma, az érseki hivatal működésének, az egyházmegye életének változásai folyamatosan termelték ki, hagyták el az iktatási kategóriákat. Előfordulnak több évszázadot átfogó, jelentős mennyiségű irattal rendelkező tárgyszavak éppúgy, mint alig néhány évtizeden, esetleg néhány éven át alkalmazott, azután eltűnő címszavak.
A rendező munkát az idők során alkalmazott valamennyi tárgyszó felkutatása és számbavétele, a különböző helyeken tárolt sorozatrészek egyesítése, a sorozatok időrendjének helyreállítása, valamint a rendezetlen iratok meghatározása és a kallódó akták reponálása jelentette. Mindezek a feladatok jól megférnek egyetlen mondatban, a valóságban azonban számos nehézséget tartogattak.
Az első, hogy nem álltak rendelkezésünkre régi jegyzékek az alkalmazott tárgyszavakról. A levéltárra és a hivatalra vonatkozó iratok kutatása során (ld. Archivaria, Cancellaria tárgyszavak) a következő leírásokat találtuk: a levéltárban 1939-ben tárolt tárgysorozatok, az érseki hivatal irattárában 1940-ben használt címszavak, a levéltár állapota 1943-1944-ben, végül a hivatalban alkalmazott tárgyszavak 1993-ban, s a levéltár állapota 1998-ban. A kb. hatvan évvel ezelőtti jegyzékeket Gyetvai Péter készítette, az 1993-as irodai lista lényegében az iratsorozatok zárásának állapotát, az 1998-as levéltári pedig a rendezés megkezdésének körülményeit tükrözte. Az egyes jegyzékek jelentős eltéréseket tartalmaztak.
A második nehézséget a sorozatrészek egyesítése kapcsán az jelentette, hogy a már említett visszamenőleges rendezés, az iratok utólagos átsorolása a tárgyszavas rendszerbe sajnos nem járt együtt megfelelő jelzeteléssel és levéltári segédlet készítésével. A rendezés annak idején inkább azt jelentette, hogy a kialakított tárgysorozatokat fizikailag, elhelyezésükben egyesítették. A korábbi akták egy részére ugyan rávezették az utólag adott címet, de egyáltalán nem a teljesség igényével, és előfordulhatott, hogy csak a csomó felső iratára, esetleg külön jelzőcédulára írták, ezek a csomók pedig egy későbbi átkötés, mozgatás esetén változhattak, a cédulák elkeveredhettek. Az alkalmazott rendszer "önmutató" jellege érthetővé teszi számunkra, hogy a rend kialakítói nem "szorultak rá" külön segédletekre, a sorozatok rendje viszont - megfelelő irattári jelzetek híján - sérülékeny maradt, és bármilyen későbbi raktári mozgatás magában rejtette a keveredés veszélyét.
A harmadik problémát tulajdonképpen már maguk az iktatók átélték, mi levéltárosok csupán megörököltük. Nehéz volt ui. a mindennapokban a tárgyszavakat pontosan, következetesen alkalmazni. A több tárgyat érintő ügyek, levelek besorolása örökre kérdéses maradt, és nem volt könnyű eldönteni, hogy egy adott téma mikor "érdemel" önálló, új tárgyszót, és meddig marad besorolható egy-egy nagyobb, gyűjtő kategóriába. Egy adott cím alatt megkezdett, aztán másutt folytatott és befejezett ügyek ide-odacsatolásokat, "vegyes aktákat" eredményeztek, és tovább bonyolították a helyzetet a személyi változásokból eredő értelmezési stb. különbségek.
A rendezés során a fentebb említett nehézségek ellenére a felismerhető sorozatok helyreállítására törekedtünk. Az alábbi leírás ismerteti a jegyzékekben talált valamennyi tárgyszót, utalva sorsukra, esetleges áthelyezésükre, egyesítésükre. A vegyes, több címszavat is tartalmazó akták szétszedésére nem vállalkoztunk, arra csak egy sokkal körültekintőbb darabszintű rendezés adhatna alapot. Megadjuk viszont a tárgyszavak névváltozatait és "rokonságát", vagyis az adott tárgysorozaton belül előforduló egyéb címszavakat, s a jelentéstartalmában közeli kategóriákat (utóbbiakat ld. megjegyzéssel).
Ezt követi a "keresőszavak" feltüntetése, amely a latin nyelvű címek rövid magyar nyelvű meghatározását, kibontását jelenti, segítve a gyors eligazodást, a tárgyi keresési lehetőségeket.
A sorozat szöveges ismertetése bővebben is kifejti a tárgyszavak tartalmát, s e tartalom változásait az idők folyamán. Kitér a sorozatban található iratok jellegére, szerkezetére, időnként forrásértékére, egyedi érdekességeire is. A tárgyszó további tagolódása esetén külön pontban olvashatjuk a tételek felsorolását-meghatározását. A több évszázadon át alkalmazott tárgyszavak esetén kitérünk az egyes korok iratmennyiségének arányára, az iratokban hiányzó vagy kevésbé képviselt időszakokra.
Az iratok nyelvére vonatkozó információkat részben a tételeknél, részben a sorozatok ismertetésének végén találhatunk.
- A hozzászóláshoz regisztráció és bejelentkezés szükséges