Minden plébániahivatal iratai egy-egy önálló levéltári egységet (levéltáros nyelven fondot) alkotnak, amelyek további sorozatokra tagolódnak. A sorozatoknak három nagy csoportja van: iratok, kötetek és anyakönyvek.
Az iratok esetében a további tagolódás teljesen eltérő lehet, és mindig az adott egyházközség iratainak eredetileg kialakított rendjétől függ. Tematikus, vagyis az iratok tárgya alapján történő csoportosítást általában csak a korai alapítású plébániák alkalmaztak, a 20. században létrejött egyházközségek irataikat leginkább egyetlen időrendi sorozatban tárolták. Ahol az eredetileg kialakított irattári rend felismerhető, és a későbbi kutatások szempontjából is jól használható, ott mindig annak megőrzésére, vagy ha az iratok időközben összekeveredtek, akkor annak helyreállítására törekedtünk.
A kötetek három nagyobb egységre tagolhatók tovább: az iktatókönyvekre, a gazdasági pénztárkönyvekre és a vegyes kötetekre. A vegyes elnevezés önmagában nem sokat mond, de itt találjuk meg pl. a különféle iskolai és egyesületi jegyzőkönyveket és a historia domusokat.
Az anyakönyvek az alábbi sorrendben következnek: kereszteltek-, egybekeltek-, meghaltak-, bérmáltak-, megtértek- és jegyesek anyakönyvei, végül a különféle anyakönyvi névmutatók.
Az alábbiakban ismertetett plébániák iratainak rendezése Kalocsán, a Főegyházmegyei Levéltárban történt, s a rendezés óta levéltárunk az említett iratok őrzőhelye. Örvendetes módon már a kutatásukra is számos alkalommal volt példa. A beszállítás során az iratok és kötetek esetében arra törekedtünk, hogy legalább az 1950 előtt keletkezett anyagok teljes egészében begyűjtésre kerüljenek, de minden plébános átadhatta azon későbbi iratait és köteteit is, amelyek esetében úgy gondolták, hogy arra már a lelkészi munkájuk ellátásához nincs szükségük.
Az eredeti anyakönyvek esetében csak az 1900 előtti példányokat helyeztük el levéltárunkban, a későbbieket továbbra is az illetékes plébániahivatalok őrzik. Az anyakönyvek rendezése és jegyzékelése azonban kiterjedhet az 1900 utáni példányokra is.
A plébániai levéltárak rendezése során nem elengedhetetlen követelmény, hogy a rendezett anyagot a továbbiakban a központi levéltárban őrizzük (bár az iratok szakszerű kezelése, a kutathatóság biztosítása szempontjából ez a megoldás látszik célravezetőnek), de alapelvünk, hogy rendezett és jegyzékelt iratanyag „megüresedett” (pontosabban: oldallagosan, más településről ellátott) plébánián, lakatlan épületben nem maradhat.
- A hozzászóláshoz regisztráció és bejelentkezés szükséges