Az alábbi előadás szövege a Magyar Felsőoktatási Levéltári Szövetség (MFLSZ) szervezésében rendezett "Műhelybeszélgetés az egyetemi levéltári anyagok digitalizálásának helyzetéről, az adatbázisok építéséről - az eddigi munka tapasztalatai, a továbblépés irányai, lehetőségei" című konferencián hangzott el 2011. április 7-én, a Szent István Egyetem Állatorvostudományi Könyvtár és Levéltár olvasótermében (1078 Budapest, István u. 2.)
Lakatos Andor:
Feldolgozás és/vagy szolgáltatás? – Az e-kutatás első 100 napja Kalocsán
Bevezető
Adatbázisok, szabványok, levéltári anyagok digitalizálása – magától értetődőnek tűnik, hogy az említett dolgok célja-kimenete végül az információ eljuttatása a kutatóhoz, amit hétköznapi módon, egyszerűen szolgáltatásnak is nevezhetünk. Magától értetődő, s talán éppen ezért nem nagyon beszélünk róla. Levéltári feldolgozó munkánkat hagyományosan tudományos-szakmai szempontok alapján végezzük, s érthető módon ezt a megközelítést örökítettük át a levéltárban folyó digitalizálási tevékenységre is. Ha azonban a kimenetet, a szolgáltatási oldalt szeretnénk vizsgálni, akkor ki kell lépnünk a levéltárból, és figyelembe kell vennünk a kutatók-felhasználók igényeit is. Talán kissé váratlan, de mégis logikus a kérdés: lehet-e hatással a szolgáltatási oldal feldolgozó munkánkra? Miért is ne? Hangzik kissé tétován a képzeletbeli válasz. De most egy fokkal merészebben fogalmazva: lehet-e meghatározó szerepe a szolgáltatásnak feldolgozó-digitalizáló tevékenységünkre vonatkozóan? Ez utóbbi kérdés már alkalmas arra, hogy egymástól gyökeresen eltérő válaszokat-érvrendszereket provokáljon a levéltárosok körében. Az esélyek latolgatása helyett most a magam nevében gyorsan egy rövid, de határozott igennel felelek, mivel a következőkben egy olyan kalocsai projektet szeretnék bemutatni, ahol az ún. „szolgáltatói oldal” meghatározó szerepet játszik.
Mindez természetesen nem jelenti a levéltáros szempontok és szakmai célok feladását, de tudomásul vettük, hogy éppen céljaink elérése érdekében van szükségünk a szorosabb együttműködésre, amely viszont kompromisszumok nélkül lehetetlen. Többé már nem feldolgozásról vagy éppen szolgáltatásról beszélnünk, hanem feldolgozásról és szolgáltatásról együttesen kell gondolkodnunk. Meggyőződésünk, hogy a megoldást a levéltári digitalizálás terén is az arany középút jelenti, mely valójában a feldolgozás levéltáros-szakmai szempontjai, ill. a kutatói igények érvényesítése közötti kényes egyensúly folyamatos keresését jelenti.
De vajon érdemes-e nekünk kompromisszumokat kötnünk, miért nem elég egyszerűen csak átadnunk szakmai normáink szerint végzett munkánk eredményét? – kérdezhetik sokan. Mert a szolgáltatói oldal figyelembe vételével vagy kihagyásával „társadalmi erőteret” nyerhetünk vagy veszíthetünk. Társadalmi erőtér alatt azt a jelenséget értem, amikor levéltáron kívüli személyek-szervezetek is hajlandók áldozatot hozni egy digitalizálási tevékenység-projekt érdekében. A társadalmi erőtér akár meghatározóvá is válhat egy projekt szervezése-végrehajtása szempontjából, ahogy az a mi esetünkben történt Kalocsán. A következőkben már a konkrét példákra térve igyekszem a bevezetőben említett problémakört körüljárni.
A célkitűzés
A vállalt feladat: egyházmegyénk anyakönyveinek és kéziratos-kötetes helytörténeti forrásainak képi digitalizálása, s a létrehozott képanyag szolgáltatása internetes kutatási lehetőség biztosításával. (Communio projekt, Matricula-Historia-online szolgáltatás, röviden: e-kutatás.) Mind a feldolgozásra szánt forráscsoport, mind pedig a szolgáltatás módjának kiválasztásában döntő szerepe volt a kutatói igényeknek, melyeket levéltárunkban és intézményen kívül is igyekeztünk felmérni és figyelembe venni.
A családkutatói érdeklődés országszerte markánsan jelenik meg levéltárainkban, így van ez a mi életünkben is, utóbbi öt évünkben kutató- és ügyfélforgalmunk 70-80 %-át tették ki a hasonló esetek. A magas arány oka egyrészt nyilvánvalóan az, hogy levéltárunk anyakönyvi állománya igen gazdag (a másodpéldányok gyűjtése az egyházmegyében 1826-tól kezdődően folyamatos volt, és mikrofilm-másolatok segítségével Bács-Kiskun megye egész területéről az anyakönyvezés kezdetétől tudtuk szolgáltatni az adatokat), másrészt a történeti egyházmegye területe, a Duna-Tisza köze (néhai Bács-Bodrog és mai Bács-Kiskun megyék) múltja, a nagyarányú elvándorlás (kitelepítés, lakosságcsere, délvidéki háborúk hatása) is ösztönözte a gyökerek keresését. Kézenfekvő volt tehát e forráscsoport kiválasztása, melyhez levéltárosként, lehetőségeinket tovább gondolva, ill. egyéb szakmai szempontokat is figyelembe véve odaillesztettük a helytörténeti kötetek (feudális kori protokollumok, egyházközségi-, iskolaszéki-, egyesületi-társulati jegyzőkönyvek, összeírások, historia domusok és más történeti feljegyzések stb.) feldolgozásának igényét is. A két forráscsoport információi jól kiegészítik egymást, és őrzőhelyük is közös: eredetiben a plébániákon találhatóak.
A tömeges képanyag rugalmas szolgáltatása a képállomány folyamatos gyarapodása mellett alapvetően az Internet segítségével volt lehetséges, és határozott igénye volt ez a technikai megoldás a kutatói köröknek is, melyek egyébként – a már említett elvándorlásnak köszönhetően – földrajzi értelemben rendkívül szétszórtak (országhatárokon, sőt földrészeken túl nyúlnak). A családkutatói igényekről a részleteket tekintve egyébként nem csupán a levéltárban tájékozódtunk, hanem az említett csoport saját összejövetelein, pl. a Magyarországi Németek Családfakutató Egyesülete, az AKuFF rendezvényein is. Fontos tapasztalat volt számunkra, hogy véleményük-elvárásaik sokkal nyíltabban és bővebben fogalmazódtak meg egymás között, mint a levéltárban, ahol alapvetően vendégként-ügyfélként voltak jelen. (Intézményes keretek között pl. féltek kritikus megjegyzéseket tenni a levéltárakra vonatkozóan.)
A feldolgozás
Tekintettel a kutatói igényekre, a mielőbbi szolgáltatás érdekében a feldolgozás terén az egyszerűségre és a gyorsaságra törekedtünk, ez alapvetően képi digitalizálási módszert jelent, ahol metaadatok az egyes dokumentumok (kötetek) szintjéhez társulnak, és minden egyes kép egyedi jelzet-azonosító kombinációt kap fájlnevében. Ezzel jelenleg nem teljesítjük a levéltári elvárásokat-ajánlásokat, hiszen nincsenek minden egyes képfelvételhez hozzárendelt metaadataink, viszont van lehetőség az előrelépésre, a későbbi fejlesztésre. A képanyag pedig jelenlegi állapotában, önmutatós könyvtárszerkezetes-fájlelnevezéses rendszerében is jól kezelhető, gyorsan kutatható. A módszer tehát elviekben nem igazán felel meg a levéltáros elvárásoknak, és távol áll az anyakönyvek adatbázisban történő feldolgozásának szabványától, viszont igen termékeny-eredményes: másfél éven belül több mint 300 ezer felvétel készült. Véleményünk szerint nem baj, ha a feldolgozás során a fokozatosság elvét követjük, az igazán fontos, hogy az egyes szintek egymásra épülhessenek. Ezeket a szinteket jó volna már elektronikus szabványaink-ajánlásaink világában is megkülönböztetni, és nem csupán a „totális feldolgozásra” koncentrálni.
Részben a szerényebb költségek, részben a feldolgozás sebessége miatt vállalt kompromisszum részünkről, hogy a szkenneléses technika helyett a fotózást választottuk. A szolgáltatói oldal ezen a területen egyébként engedékeny volt, hiszen az interneten kutatható változat esetében egyébként sem gondolkodhatunk nagyméretű fájlokban. A szakmai ajánlásokat tekintve a hagyományos archiválási technika mégis a szkennelésre épül, és legalább 300 dpi felbontású. Fotózással készült eredeti képeink – köszönhetően a digitális fotótechnika utóbbi években produkált fejlődésének – a 300 dpi-s követelményt teljesítik, és tapasztalataink szerint megfelelő optika alkalmazásával a digitális képek szinte torzításmentesek, alig lehet őket megkülönböztetni a szkenneléssel készült felvételektől.
A megvalósuló projekt keretében ugyanakkor módunk nyílt komoly levéltáros-szakmai előrelépéseket is tenni pl. a források feltárása-mentése, ill. biztonsági másolatok készítése terén. A korábban mikrofilmezett, 1895 előtti anyakönyvekhez képest mi többletként az anyakönyvi mutatók-indexek köteteit, valamint a bérmáltak, megtértek-áttértek anyakönyveit, a katonai anyakönyveket is digitalizáljuk, s a családkutatások és helytörténet fentebb már említett összekapcsolásával ezt a forrásbázist tovább szélesítettük. A helytörténeti köteteknél az esetek többségében feltáratlan-ismeretlen dokumentumok mentéséről és kutathatóvá tételéről van szó, melyek jól kiegészítik levéltárunk központi iratanyagát.
Az erőforrások – „társadalmi erőtér”
Megítélésünk szerint működésünk és bizonyos értelemben jövőnk szempontjából is fontos témához érkeztünk. A Communio projekt szervezési munkája adott alkalmat elsőként arra, hogy egy nagyobb szabású levéltári vállalkozást ne pályázati kiírás alapján, ne központi költségvetési támogatásra építve tervezzünk. Elsősorban a feldolgozás által érintett környezetünkre, ill. a szolgáltatás felhasználóira számíthattunk. A célkitűzés ismertetése során környezetünkben kialakuló „erőtér” alkalmas volt arra, hogy a projekt „alulról” építkezzen. A mozgósítható támogatói erőforrásokat kellett összefogni és megszervezni, s itt természetesen nem a piaci árajánlatok világára kell gondolni a költségvetést illetően. Hatékony és ugyanakkor takarékos megoldásokra kellett törekednünk, s a támogatás nem mindig pénzben fejeződött ki. Milyen támogatókra gondolok? Pl. a munkaügyi központ ötleteire a kedvezményes foglalkoztatást illetően, hiszen a vállalkozás „lelkét” adják a fotós technikai munkatársak. Kalocsa Város Önkormányzatának támogatására, akik beépítették közmunkaprogramjukba ezt a feladatot. A Paksi Atomerőmű a szolgáltatás technikai hátterét (szerver, szerver-hosting) biztosította-biztosítja. A Bács-Kiskun Megyei Önkormányzat eszközök vásárlásában segített. A szolgáltatás kezdete óta pedig regisztrált felhasználóink regisztrációs díja (4 ezer Ft/negyed év) is hozzájárul a projekthez. Meglepő és örömteli tapasztalat volt az év elején, amikor munkánk éppen a „téli álom” fázisába ért, hogy kutatóink az „ébresztés” reményében támogatásokat ajánlottak fel. Több esetben előfordult, hogy telefonon kerestek meg, és arról kérdeztek, hogyan tudnák ezt a munkát támogatni. Nem nagy összegekről volt szó, családi költségvetésekből „nélkülözhető” kb. 10 ezer forintokról, de egyrészt összeadódtak, másrészt egyébként is maga a jelenség, a szándék volt érdekes. Mindezek együttes hatását neveztem el „társadalmi erőtérnek”. Ez az erőtér kialakult, de fenntartásáért folyamatosan dolgozni kell. Nem reménytelen viszont ez a fenntartás, a Communio esetében immár harmadik naptári évünkben járunk, és fentebb említett támogatóink kitartanak mellettünk. Persze voltak zsákutcás kísérleteink is, ide sorolhatnánk pl. a börtönmunka alkalmazását a kalocsai női fegyház- és börtönben, mely végül nem járt sikerrel.
Az e-kutatás szolgáltatás
Az e-kutatás, Matricula-Historia-online szolgáltatás rövid bemutatásához 115 nap statisztikai adatai állnak rendelkezésünkre. Tanulságos az adatokat a hagyományos kutatóforgalommal összevetve vizsgálni, eszerint a kutatók száma a következőképpen alakult:
Látogatójegy: 28 (18 %), E-kutatás regisztráció: 128 (82 %), összesen: 156 (100 %)
A kutatási esetek számát tekintve a mérleg:
Hagyományos kutatási eset: 49 (1,7 %), E-kutatási alkalmak száma: 2.879 (98,3 %) összesen: 2.928 (100 %).
Tájékoztatásként jegyezzük meg, hogy regisztrált e-kutatóink mindenfajta reklám nélkül, zömmel honlapunk hírei alapján, ill. egymást értesítve jutottak el hozzánk. Mostanában már éled a média érdeklődése is, és a jövőben a feldolgozott települések honlapján is szeretnénk elhelyezni figyelemfelkeltő hirdetéseket. A számok véleményünk szerint meggyőzően igazolják a szolgáltatás létjogosultságát, különösen a kutatási esetek számának növekedése szembetűnő (e-kutatóinkat egy-egy naptári napon csak egy alkalommal vesszük számításba, még ha több esetben is lépnek be a rendszerbe, vagyis a hagyományos és e-kutatói esetek számítási módja azonos, az értékek összevethetőek). Az átlagos e-kutató forgalom a regisztrációk számával együtt fokozatosan nőtt, és időnként meghaladta a 30-as napi átlagot. A teljes időszak (minden naptári nap, vagyis hétvégék, ünnepnapok is) átlaga napi 25 e-kutatási eset. Összesen több mint 10 ezer alkalommal nyitottak meg egy-egy települést a szolgáltatás nyitólapján kutatóink, ez jelzi a témaválasztások számát. Egy-egy e-kutatónk általában 2-3 naponta belép, vagyis rendszeresen dolgoznak. Az internetező szokásoknak megfelelően az esti órák forgalmasabbak. A Duna-Tisza közén alapvetően „földközelben” élő környezetről-társadalomról beszélhetünk, így a tavasz érkezése, a jó idő már inkább a kertekbe és a szabadba csalja az embereket, érződik ez az e-kutatóforgalmon is. Valószínűleg a téli időszak mindig erősebb lesz a szolgáltatás életében.
Levéltáros teendőink változásai
Természetesen mindez jelentős hatással van hétköznapjainkra, a Communio projekt idején átalakultak levéltáros teendőink. A források feltárása-begyűjtése elég sok utazással jár, hiszen a plébániák levéltáraiban (esetenként kamrákban, padláson stb.) kell a dokumentumokat megkeresnünk. A beszállítás, nyilvántartásba vétel és fotózás után ráadásul visszaviszünk mindent eredeti helyére, hiszen jelenleg raktári kapacitásunk sincsen a mozgatott anyag őrzéséhez. Sajnos tudomásunk van olyan esetről, hogy általunk digitalizált dokumentumok időközben eltűntek, konkrétan egy plébániai lopás következményeként. A lakatlan, őrizetlen épületeknél a források el is kallódhatnak.
A növekvő kutatóforgalom természetesen több levelezéssel-egyeztetéssel jár, felhasználóink adminisztrációja, a jelszavak beállítása, technikai problémák orvoslása, a szerver rendszeres figyelése, időnként frissítése, a biztonsági mentések, az egyes munkafolyamatok szervezése-egyeztetése sok-sok teendőt jelent.
Mindez kétségtelenül „időáldozattal” jár, és megnehezíti egyéb levéltári tevékenységeink végzését-ütemezését. Cserébe viszont két év alatt megfordulunk egyházmegyénk valamennyi plébániáján, és tapasztalatokat szerzünk az ottani állapotokról. Bízunk benne, hogy közben számos forrást feltárunk és kutathatóvá-elérhetővé teszünk az e-kutatás szolgáltatás részeként.
A hétköznapi életből vett kifejezéssel élve olyan ez, mint amikor az ifjú házasoknak gyermekük születik. Többé már nem urai teljesen idejüknek, a kis jövevény megköveteli a neki kijáró figyelmet, átalakul a család élete. Elméletben erre a feladatra valójában nem lehet kellően felkészülni, a gyakorlatban mégis lehet örömteli. Az e-kutatással Kalocsán valami új született levéltárunk életében, visszaút nem nagyon van, gondoskodnunk kell róla és előre kell tekintenünk – most már fel kell nevelnünk…